20+ методов и инструментов для прогнозирования успеха проекта на старте

Успешное завершение проекта — это сложный и многогранный процесс, требующий тщательной подготовки и стратегического планирования. Один из наиболее важных этапов — начальный, когда формулируются основные цели, определяются задачи и планируются ресурсы.

И прогнозирование успеха проекта на старте является критически важным процессом, который помогает оценить риски, снизить неопределенность и повысить вероятность успешного завершения. В статье Максим Беляков, директор sailet.kz, рассмотрит различные методы и инструменты, которые могут в этом помочь.

Дисклеймер:

В предыдущей статье мы разбирали "7 действенных шагов подготовки к автоматизации". Давайте представим, что они пройдены, и мы точно знаем, что персональная автоматизация нужна бизнесу.

Итак, что входит в эти методы и инструменты:

1. Агрегация требований

Цели агрегации требований:

Определить цели и задачи будущего проекта;
Вывести конкурентные преимущества и ожидания пользователей;
Определить точный бюджет и сроки;
Сформировать структуру, приоритеты и видение.

Цели и задачи часто путают, но это две разные сущности. Цель — более верхнеуровневая, отвечает на вопрос: "Какой эффект ожидается после успешной реализации?". Например: цель проекта — ускорить время обработки запроса клиента и запуск в производство.

Задача — более конкретная сущность. Для постановки задач есть много методологий. Мы используем SMART. Т.е. задача обязательно должна быть: конкретная, достижимая, измеримая, значимая (реалистичная), ограниченная по времени. Например: до конца месяца сократить время обработки запроса клиента на 20% за счет внедрения системы принятия заявок и обучения 50% операторов.

Существуют расширенные версии методологии SMART, которые дополняют больше параметров задачи.

Например:

SMARTER;
SMARTTA;
SMARRT;
и другие.

Каждый выбирает под собственные нужны.

Пример одного из реализованных проектов:

Цель проекта:

Сократить издержки на обслуживание и ведение клиентов компании путем создания автоматизированной веб-системы.

Задачи проекта:

Ускорить процесс добавления новой компании на 90%;
Исключить оператора из процесса добавления компании;
Сократить время обработки заявки на 20%;
Исключить оператора из процесса генерации отчетности;
Добавить рекуррентную оплату с компаниями.

2. Конкурентные преимущества и ожидания пользователей

Если вы дошли до этапа автоматизации, у вас уже есть конкурентное преимущество.

Существует несколько видов конкурентного преимущества:

Технологическое;
Ресурсное;
Рыночное;
Инновационное;
Культурное;
Управленческое.

У вас может быть одно явное преимущество, а может быть везде понемногу.

Чтобы понять, что действительно важно, нужно использовать две ключевые техники:

Глубинный опрос текущих клиентов;
Конкурентный анализ.

Я не буду расписывать про технологии, потому что это в основном функция маркетинга. Перечислю основные списком:

SWOT анализ;
Анализ по Портеру;
PEST;
CustDev;
От 4P до 7P.

Раньше, у нас это выглядело так. Где "красный" — прямой конкурент, "желтый" — прямой конкурент с доп. услугами, "зеленый" — не наш сегмент, "синий" — потенциальный партнер.

3. Определить бюджет и срок

На рынке разработки отсутствует понятие средней цены. Один и тот же проект может иметь вилку с разбегом в 10х, как по стоимости, так и по сроку реализации.

Дело тут вовсе не в жадности владельца. Внутри заложено достаточно много процессов, которые иногда не оцениваются. Тестовая среда, ведение, тестирование проекта, профессионализм команды, нагруженность,обучение и много чего еще. Даже использование платной/бесплатной/собственной графики с авторскими или без правами.

Чаще всего, бизнес опрашивает несколько студий и делает конкурентный лист с ориентировочной вилкой и ключевыми преимуществами.

Но, вам важно понять только два параметра:

Выполнит ли конкретная компания проект;
Окупятся ли вложения.

По первому пункту необходимо смотреть на следующие параметры:

Отзывы;
Построение процесса работы;
Релевантный опыт;
Подход к работе на начальных этапах;
Обещания — результат;
Рейтинги, портфолио, репутация.

Со вторым — все сложнее. Считаем следующие данные:

ROI = инвестиции/ожидаемый результат в деньгам * 100%.

Часто ROI считают только по прямым затратам, забывая про косвенные. Например, затраты на обучение сотрудников обновленному процессу, внедрению системы, возможный отсев пользователей и т.д.

Для оценки прогнозируемых сроков и стоимости можно использовать следующие методы:

Колокол Гаусса;
Распределение Пуассона;
Сверху-вниз/снизу-вверх;
Метод теории игр;
Метод освоенного объема.

Но чаще всего для бизнеса это rocket science, поэтому находятся релевантные команды и проект стартует. Либо используются гибкие методологии ведения проекта. Об этом я расскажу в следующем файле.

4. Составляем техническое задание

В зависимости от планируемого формата ведения проекта, необходим разный формат технического задания. В классической водопадной модели, техническое задание является основным документом.

ТЗ должно включать в себя:

1. Цели и задачи;

2. Описание дизайна и прототип;

3. Структура проекта;

4. Роли;

5. Описание функциональных блоков;

6. Описание специальных требований;

7. Требования к безопасности;

8. Стоимость и срок реализации;

9. Критерии приемки работ;

10. Описание процесса.

Половина из этих пунктов недостаточно или избыточно детализированы. Вторая половина трактуется двояко.

Мы рекомендуем описывать основные вехи проекта и декомпозировать задачи по спринтам. Но даже первичное техническое задание полезно для всех сторон, так как формирует понимание результата у всех сторон.

Список инструментов, которые могут помочь:

1. Miro;

2. Microsoft Project;

3. Figma;

4. MakeMyPersona;

5. LucidChart;

6. Camunda;

7. Aiava;

8. GanttPro;

9. Trello;

10. Asana;

11. GoogleDocs;

12. и множество аналогов.

Пример описания процессов для автоматизации.

Пример mindmap одного из модулей для демонстрации структуры.

5. Заключение

Выше мы описали ключевые этапы, которые позволят вам сформировать ясный и понятный результат от запуска автоматизации.

Все это нужно/можно делегировать. Но, надеюсь, что я справился с задачей, и вы теперь четко знаете процесс прогнозирования результата.

В следующем материале я расскажу про гибкие методологии управления проектами, а также как и какие используем мы для их ведения.