5 ошибок автоматизации бизнес-процессов

Редакция Bluescreen продолжает серию материалов про автоматизацию в бизнесе, и сегодня эксперт компании ALSI, Александр Васильев, рассказывает о пяти основных ошибках в этом вопросе.

В современном мире постоянного движения и больших скоростей автоматизация проникает во все сферы нашей жизни. От автоматического тестирования здоровья при помощи смарт-часов, до автоматизации управления круизными лайнерами при проходах узких мест и проливов.

Однако, наибольшее распространение автоматизация получила в бизнесе. Удивительное рядом — сначала ты платишь человеку за его труд, а потом меняешь его на несколько строчек кода и получаешь стабильность, четкость и постоянство в выполнении определенных работ.

Но, как и всегда, не все такие примеры хороши. Давайте разберем топ-5 ошибок при автоматизации бизнеса.

Ошибка 1. Слишком много людей

Если руководство компании задумалось над автоматизацией, то либо коллектив "поредеет", либо наоборот. Создание отдела автоматизации не должно нести за собой вероятность банкротства фирмы. Лучше взять одного аналитика, который просмотрит бизнес-процессы и упростит их, или хотя бы создаст базу для автоматизации (аналитик не обязательно должен "уметь в кодинг"). Чем в одночасье нанимать двух project-ов, шесть тестировщиков и трех программистов, которые поначалу и не будут понимать, что делать.

Если у организации уже есть программисты — автоматизация становится проще. Если нет — то не стоит нанимать дорогого профессионала. Начинать лучше с аутсорс-компаний, которые будут писать для вас код. Для первых шагов этого будет вполне достаточно, что принесет больше пользы. Нанимать штатного программиста нужно в то время, когда затраты на аутсорс начнут превышать расходы на заработную плату для штатного специалиста.

Ошибка 2. Крупные узлы

"Всё надо менять, вся система прогнила!", — так вам скажет плохой аналитик. Автоматизация не должна нести за собой смену "всего и вся". Заходить в нее "с ноги" и пытаться заменить, к примеру, отдел продаж на роботов — дело сомнительное. Как это ни странно, автоматизация должна вводиться (особенно на начальных этапах) "малой кровью".

Сначала вы "с кнопки" высылаете счет из CRM в 1С. Затем отправляете его же, но оплаченный, обратно. Меняете статус заявки или заказа.

Каждый крупный узел необходимо разбивать на малые и автономные узлы. Только таким образом можно вовремя увидеть ошибочность определенных шагов при проектировании автоматизации и скорректировать дорожную карту.

Ошибка 3. "Новый" велосипед

Чаще всего автоматизация имеет определенные шаблоны. Особенно, если используются какие-либо базовые системы с рынка. При отсутствии компетентности, можно обычную задачу превратить в нечто монструозное и потратить не только время, но и деньги, нервы, и даже потерять работу, если руководству это очень сильно не понравится.

При нахождении "узкого" места в бизнес-процессе, необходимо изучить опыт извне. Если такового нет (что очень редко), то надо разработать несколько теорий и проанализировать, как они будут функционировать в реальности.

Иначе, выдвинув одну-единственную идею, можно промахнуться и создать "новый" велосипед, который будет неудобен всем.

Ошибка 4. Не здесь, не там, не тут…

Эту ошибку обычно называют "ошибкой новичка" — пытаться автоматизировать то, что не надо. Такая ошибка может появиться в любой момент. Особенно, если внезапно возникает идея с другим вектором.

Эта ошибка учит, что теория в автоматизации имеет место, но не краеугольное. Основной ключевой фигурой всегда будет пользователь. Если вы планируете "помочь" юзеру в решении определенной задачи, то лучше у него узнать, насколько это оправданно. Однако, не стоит забывать, что есть пользователи, которые работают "по старинке" и на любое ваше предложение будут выражать свое недовольство.

Это не означает, что нужно отталкиваться исключительно от мнения юзера. Если продажник ведет запись в блокноте по клиентам, то пусть ведет. Электронный журнал в связке с 1С и CRM — для других, скажем так, тех, кто хочет быть в потоке с прогрессом.

Ошибка 5. "Я всё!"

Есть старый анекдот: "Если у вас всё постоянно ломается и не работает — увольте сисадмина, он не справляется. Если у вас всё работает и не ломается — увольте сисадмина, зачем он вам нужен?".

Если вы занимаетесь автоматизацией, то не стоит как в школе кричать, что "Я всё!". В автоматизации бизнес-процессов нет конца. Есть затишье, но остановок нет.

В случае, когда кажется, что всё везде уже работает, как часы, и улучшить или упростить просто нечего — возможно, вы упустили "слона".

История из жизни. При анализе CRM-системы было предложено улучшений "на 20 лет вперед". И, казалось бы, задачи перед программистами есть, с руководством практически все улучшения и автоматизации оговорены — сиди, отдыхай. Но стоило появиться новому сотруднику в виде HR-менеджера и, как оказалось… в CRM вообще не было отдела кадров или HR!

Поэтому, если вы считаете, что "закончили", то не стоит так сильно заблуждаться.