5 разделов бизнеса, которым нужна автоматизация

Известно, что автоматизация бизнес-процессов помогает лучше координировать усилия и гарантирует более высокую точность результатов. Иными словами, внедрение подобного сервиса в компанию позволит увеличить прибыль, сэкономить время и повысить эффективность.

Редакция Bluescreen.kz решила узнать, в чем очевидные преимущества автоматизации бизнес-процессов. Александр Васильев, project-менеджер отдела развития CRM и интернет-проектов ALSI, рассказал об этом подробнее.

Просто о сложном, что такое автоматизация бизнес-процессов

Если говорить просто, то автоматизация (и не только бизнес-процессов) — это возможность отдать машине те задачи, которые рутинно выполняются и не меняются на протяжении долгого времени. Банальный пример автоматизации — будильник. Мы отдали ему задачу по нашему пробуждению в определенное время.

Если же говорить про автоматизацию в бизнесе, то здесь она получила наибольшее распространение. Формирование счетов, распределение нагрузок, ведение сделок, обучение сотрудников. Практически в каждом отделе среднестатистической компании используется автоматизация.

И поднимать вопрос о том, кому автоматизация нужнее — не совсем корректно. Автоматизация позволяет масштабировать бизнес без привлечения новых сотрудников. Именно поэтому мы можем в современном мире наблюдать стартапы, которые "взлетают", хотя у них работает всего 10 человек.

С чего начинается автоматизация бизнес-процессов

Начинать автоматизацию можно разными способами. Правильного варианта нет.

Одни предпочитают комплексный подход с "тяжелым" переходом к новой системе работы. Так называемые "реформаторы". Комплексный подход — это внедрение крупной системы в компанию, где ее могло совсем не быть.

А есть те, кто сначала анализирует "узкие" места и затем точечно формирует автоматизированный бизнес-процесс. "Узкие" места — это места долгой задержки документации или задач, которые тормозят общий ход бизнес-процесса. К примеру, из-за загруженности бухгалтерии приходится долго ждать подтверждения оплаты за заказ. Теряется время, откладывается отгрузка, доставка и т.д.

Я бы рекомендовал второй вариант. Чаще всего требуется нанести пару "точечных ударов", чтобы поток процессов не останавливался. И только после этого можно отталкиваться от имеющихся автоматизаций и развивать их.

В чем плюсы автоматизации бизнес-процессов

Ранее я уже сказал, что самая тривиальная автоматизация — будильник. В чем его плюс? Очевидный — он срабатывает в точно определенное время. А время — это главный ресурс в современном мире. По сути, автоматизацией мы освобождаем время сотруднику для выполнения других задач. Соответственно, повышается его скорость обработки.

Возьмем гипотетического Васю, который обрабатывает заказы в интернет-магазине. В административной части сайта он видит заказы, которые "падают" из корзины. Вася открывает каждый заказ, смотрит на список товаров в нем и начинает проверять, есть ли данный товар на складе. В самом негативном варианте Вася идет пешком на склад и ищет указанный товар. Это время. И это не только Васино время. Это время клиентов, которые ждут Васиного звонка с подтверждением о наличии товара. И здесь мы видим первый момент для автоматизации: отображение товаров в наличии в заказе. То есть, открыв заказ, Вася сразу должен видеть, что 3 из 4 товаров есть в наличии. Соответственно, он может позвонить клиенту и сказать ему об этом. Васе уже не надо "стирать подошвы об асфальт", бегая между офисом и складом.

Таким образом, мы можем разделить поток заказов на те, где весь товар есть в наличии и те, где товара нет. И Вася будет обрабатывать сначала те заказы, где товар есть и необходимо только подтвердить это. А затем уже приступит к заказам, где можно предложить альтернативные варианты. Надеюсь, что плюсы автоматизации очевидны. Время, точность, информативность.

О сложностях при внедрении автоматизации бизнес-процессов

При текущем технологическом положении — возникает все меньше сложностей при внедрении автоматизации. Однако, всегда есть несколько порогов:

1. Человек. Человеческий фактор всегда тормозит развитие автоматизации. В основном это "кнопкодавы", которые понимают и боятся, что машина заберет их работу. Чуть меньше автоматизации боятся люди более преклонного возраста, которые уже менее предрасположены к изменениям в процессе работы. Даже спустя 30 с лишним лет после появления такого ПО, как AutoCAD, находятся люди 60+, которые все еще чертят вручную. Удивительно, но факт.

2. Разработка. Разработка может быть сложной, если изначально стоит неправильная или неточная задача. Также если разработчик не имеет компетенции для решения задачи. С этим мы сталкиваемся чаще. В интернете развелось очень много сайтов, которые обещают "вход в IT за полтора дня" и это породило волну недоучек, которые знают, как себя подать на собеседовании, но не знают, как правильно кодить.

3. Еще одна сложность — разность мнений. Это лучше объяснить наглядно. К примеру, есть отдел продаж. И менеджеры недовольны, что им нужно заполнять время прихода на рабочее место и время ухода. В итоге, мы начинаем собирать информацию по автоматизации данного процесса. Самое простое — опрос: чего хочет потребитель? Один хочет пластиковые карточки и турникет, второй хочет гибкий график, а третий хочет две кнопки "Пришел" и "Ушел". Четвертый вспомнил перфокарты и заводской звонок… Вот вам и сложность — угодить всем.

Кому автоматизация бизнес-процессов нужнее?

Практически каждая современная система имеет признаки автоматизации. И ежедневно они все дорабатываются, для них появляются новые модули, новые разработки. Поэтому сложно выделить конкретные решения. Скорее можно выделить 5 разделов бизнеса, которые нуждаются в автоматизации больше, чем другие:

1. Административный. Канцелярия и электронный документооборот. Автоматизация данного отдела в любом бизнесе приведет к порядку в отношении сотрудников и их документов. Электронные цифровые подписи решают множество современных проблем.

2. Бухгалтерия. Правильная настройка бизнес-процессов позволит снизить негативное влияние человеческого фактора. Машина не может забыть провести платежный документ. Машина не может забыть выставить счет. А человек — легко.

3. Отдел продаж. Многие сотрудники, особенно в возрасте, привыкли работать через звонок и почту. При этом не используя Kanban, скажем так, который позволяет отслеживать "зависшие" сделки или отсутствие оплаты. На личном опыте встречал таких людей, у кого на складе целый год лежал неотгруженный товар.

4. Техническая поддержка. Заявки на новый тонер, ремонт принтера, закуп ноутбуков или мышек. Это все должно быть в идеальном порядке, чтобы как со стороны отдела, так и со стороны руководства не было претензий, что куда-то что-то исчезло.

5. Руководство. Это главнейший раздел в бизнесе, который должен быть автоматизирован. Поступление информации, воронки продаж, отслеживание закупа, ведение переговоров и т.д. Если руководство хочет автоматизировать бизнес, но не следует этому же пути — попытки будут провальными.