6 проблем в бизнесе, с которыми сталкивается каждый предприниматель при автоматизации

Сегодня современный бизнес невозможно представить без автоматизации. Она позволяет повысить эффективность и дает возможность предпринимателям сосредоточиться на более стратегических задачах.

Однако, несмотря на множество преимуществ, предприниматели часто сталкиваются с рядом проблем и трудностей при попытке автоматизировать свой бизнес. Согласно Forrester, 58% проектов не оправдывают вложенные ожидания по повышению эффективности.

В этой статье мы рассмотрим шесть таких проблем, а также предложим пути их решения.

1) Автоматизация всех процессов

Ситуация: 

Логистическая компания "A" растет и масштабируется, и они решают автоматизировать свой бизнес, но совершают ошибку, стремясь охватить все аспекты своей компании.

Проблема:

Попытка автоматизировать все бизнес-процессы одновременно может стать крайне затратной и сложной задачей. Это может привести к тому, что процессы могут быть не полностью оптимизированы, а персонал будет испытывать трудности в адаптации к изменениям.

Решение:

Для успешной автоматизации следует придерживаться следующего плана.

1. Приоритизация процессов: 

Определите процессы, которые имеют наибольший вклад в прибыль и эффективность компании. Это могут быть, например, процессы, связанные с обработкой заказов, управлением запасами или обслуживанием клиентов.

2. Постепенное внедрение: 

Начните с автоматизации выбранных приоритетных процессов. Обеспечьте полное понимание и поддержку со стороны сотрудников, заменивших ручную работу на автоматизированные решения.

3. Оценка результатов: 

После внедрения автоматизации проанализируйте результаты. Измерьте улучшение эффективности, сокращение затрат и повышение качества работы.

4. Дополнительные этапы: 

По мере того, как процессы становятся более стабильными и приносят больше пользы, можно переходить к автоматизации других процессов. Оценивайте каждый шаг и корректируйте план при необходимости.

Эффективная автоматизация начинается с планирования и последовательного внедрения, сосредотачиваясь на ключевых аспектах бизнеса.

2) Считать, что автоматизация снизит расходы за короткий срок

Ситуация: 

Компания “B” недавно автоматизировала свой бизнес и разочаровалась, что за 3 месяца работы автоматизированного процесса, внедрение не окупает свои затраты.

Проблема: 

Ожидания о быстром снижении расходов могут привести к разочарованию и отказу от проекта.

Решение: 

Будьте реалистичными. Планируйте долгосрочные выгоды от автоматизации, учитывая как начальные инвестиции, так и стоимость поддержки. Постепенное улучшение процессов обычно более эффективно, чем резкое изменение всей системы.

3) Автоматизировать процессы, которые сложно структурированы

Ситуация:

У компании “С” имеются большие издержки при ручном складском учете и проблемы с отчетностью товаров. Не существует четкого понимания того, как товар отпускается в продажу и какие регламенты используются. Бизнес-процессы не структурированы, что приводит к увеличению времени на поставку товаров клиентам.

Проблема: 

Автоматизация таких процессов может оказаться трудной задачей, и результаты могут быть неудовлетворительными.

Решение: 

Перед автоматизацией сложных процессов проведите тщательный анализ. Возможно, потребуется предварительная оптимизация и упорядочение процессов, чтобы сделать их более подходящими для автоматизации.

4) Не интегрировать новую систему в процессы компании

Ситуация: 

Компания "D" успешно завершила процесс автоматизации и внедрения новой системы для управления заказами, однако она не предусмотрела интеграцию этой системы с уже существующими. В результате сотрудники сталкиваются с регулярными проблемами в работе, отсутствует согласованность бизнес-процессов, и руководство вынуждено затрачивать дополнительные ресурсы на решение интеграционных задач.

Проблема: 

После завершения процесса автоматизации, новые технологии не могут эффективно взаимодействовать со старыми системами.

Компания внедряет систему управления заказами и не интегрирует ее с системой управления запасами. Все заказы и информация о продуктах, внесенные в систему управления заказами, не отражаются в других системах. 

Сотрудники вынуждены ручным способом вводить данные о новых продуктах в систему управления запасами, что требует дополнительных временных и ресурсных затрат. Планы по автоматизации пересматриваются, и некоторые этапы внедрения новой системы компания запускает заново.

Решение: 

Планируйте интеграцию уже на этапе формирования ТЗ для проекта автоматизации. Учтите все особенности как новых, так и старых систем, разработайте подробный план их взаимодействия и оцените возможные затраты.

5) Автоматизация процессов, которые редко происходят

Ситуация: 

Иногда предприниматели решают автоматизировать бизнес-процессы, которые редко происходят.

Проблема: 

Расходы на автоматизацию могут оказаться неоправданными, если процессы редко повторяются.

Решение:

Мы решили предоставить вам формулу, которая поможет определить, имеет ли смысл автоматизировать бизнес-процессы:

Чтобы понять, нужна ли оптимизация процесса, можно использовать простую формулу:

Необходимость оптимизации=(Затраты времени×Затраты ресурсов)/Выходной результат

Если значение этой формулы высокое, это значит, что процесс неэффективен и его стоит оптимизировать.

Пример:

Затраты времени: 10 часов (на одну задачу)

Затраты ресурсов: 3 сотрудника

Выходной результат: 5 выполненных задач

Необходимость оптимизации=(10×3)/5=6

Здесь значение 6 — достаточно высокое, что указывает на необходимость оптимизации процесса.

В опыте нашей студии, такой подход помогает быстро оценить, где "узкие места" и какие процессы стоит автоматизировать в первую очередь. Это экономит не только время, но и финансовые ресурсы.

Градация необходимости автоматизации может быть представлена в виде 3 уровней:

• Высокая необходимость:
  • Значение формулы > 10
  • Срочно требуется автоматизация для устранения "узких мест".
• Средняя необходимость:
  • Значение формулы от 5 до 10
  • Автоматизация будет полезна, но не является критически важной.
• Низкая необходимость:
  • Значение формулы < 5
  • Автоматизация возможна, но она не даст значительного эффекта в ближайшее время.

Данные уровни позволяют быстро определить, какие процессы требуют внимания прямо сейчас. Это не только ускорит принятие решений, но и оптимизирует распределение ресурсов.

6) Непонимание собственных процессов

Ситуация: 

Иногда предприниматели не полностью понимают свои собственные бизнес-процессы.

Проблема: 

Недостаточное понимание бизнес-процессов собственной компании является серьезным барьером для успешной автоматизации. Эта проблема может проявиться в виде нечетких представлений о том, какие именно процессы нуждаются в оптимизации, а также какие именно задачи следует автоматизировать. Неопределенность в этом вопросе может привести к неверным решениям и потере ресурсов.

Решение:

1. Детальное исследование процессов: 

Прежде чем начинать автоматизацию, необходимо тщательно изучить и документировать все текущие бизнес-процессы компании. Это позволит получить ясное представление о том, какие шаги и задачи включены в каждый процесс.

2. Выявление слабых мест: 

Определите узкие места и проблемы в текущих процессах. Это может включать в себя замедления, избыточные этапы, ошибки или несоответствия стандартам.

3. Консультация с экспертами: 

По возможности, обратитесь к опытным специалистам или консультантам по автоматизации бизнес-процессов. Наша компания предоставляет бесплатные консультации, в ходе которых мы дадим вам полезные рекомендации по оптимизации и автоматизации ваших задач.

4. Постепенное внедрение автоматизации: 

Не торопитесь с автоматизацией. После более глубокого понимания бизнес-процессов начните внедрять автоматизацию постепенно. Это поможет избежать ошибок и непредвиденных проблем, а также убедиться, что автоматизированные решения соответствуют реальным потребностям компании.

Непонимание собственных бизнес-процессов может стать критической преградой на пути к успешной автоматизации. Тщательное исследование, консультации с экспертами и постепенное внедрение помогут предпринимателям более эффективно оптимизировать и автоматизировать свой бизнес.

Когда стоит начать автоматизацию? 

Внедрение автоматизации бизнес-процессов становится необходимым на разных этапах развития компании.

Ниже приведены ключевые моменты, когда автоматизация может оказаться наиболее выгодной и эффективной:

1. Объем операций растет: 

Когда ваша компания начинает масштабироваться и объем операций увеличивается, автоматизация позволяет управлять большими данными и процессами более эффективно.

2. Оптимизация рабочих процессов: 

Если у вас есть процессы, которые можно стандартизировать и оптимизировать, автоматизация позволяет устранить человеческие ошибки и ускорить выполнение задач.

3. Увеличение конкурентоспособности: 

Автоматизация может повысить конкурентоспособность вашей компании, обеспечивая более быстрое реагирование на изменения на рынке и улучшая обслуживание клиентов.

4. Сокращение издержек: 

Автоматизация может помочь снизить операционные издержки, так как уменьшает необходимость в большом количестве рабочей силы.

5. Следование требованиям регулирования: 

В случае, если ваша индустрия подвержена строгим регуляторным требованиям, автоматизация помогает обеспечить соблюдение норм и стандартов.

6. Анализ данных: 

Автоматизация позволяет собирать и анализировать большие объемы данных, что может быть ценным для принятия стратегических решений.

Не важно, на какой стадии ваша компания находится, наша команда подскажет решение и разработает веб или мобильную систему, чтобы увеличить эффективность и конкурентоспособность вашего бизнеса. Свяжитесь с нами, чтобы обсудить ваши конкретные потребности и разработать план автоматизации подходящий именно для вас.

Заключение 

Автоматизация – мощный инструмент для развития бизнеса, но её внедрение требует внимательного планирования и анализа. Разумный подход к автоматизации поможет избежать многих проблем и обеспечит успешное развитие компании. Важно помнить, что автоматизация – это инвестиция в будущее бизнеса, которая может значительно повысить его эффективность и конкурентоспособность.