7 действенных шагов подготовки к автоматизации для предпринимателей в 2023 году

Автоматизация бизнеса имеет множество преимуществ для предпринимателей. Мы уже не раз говорили о том, что это улучшит процессы, увеличит эффективность и конкурентоспособность, а также опыт клиентов и самих сотрудников. В том, какие шаги предпринять до автоматизации в 2023 году, рассказывает Максим Беляков, директор sailet.kz.

1. Определите стратегию

Ответьте для себя на вопросы:

• Нужно ли это компании?
• Понятно ли, как и куда развивать систему?
• Каким будет следующий шаг после успешного запуска?

Вы можете использовать любой удобный инструментарий для этого — от Google Docs до заметок. Главное, чтобы на выходе у вас был ясный ответ на вопрос: "Зачем именно компании нужна автоматизация сейчас?".

2. Сопоставьте с ключевыми бизнес-целями

У любого бизнеса имеются ключевые цели. Планируя автоматизировать процессы, выберите одну конкретную цель, чтобы не размывать фокус.

Например, каждый пункт — это отдельная цель:

• Сокращение издержек на х%;
• Расширение лояльности клиентов;
• Мониторинг процесса и т.д.

Частая ошибка предпринимателей — думать, что автоматизация решит все проблемы. Это не так. Автоматизацию нужно запускать, только когда основные процессы работают и бизнес не пытается выжить. Именно поэтому, сначала — стратегия, затем — остальное.

3. Структурируйте процессы

Если у вас нет информации, какой результат у процесса, какие входные данные и какой результат у каждой задачи внутри процесса — вам рано в автоматизацию.

Процессы всегда строят и контролируют люди. Системы лишь отслеживают и упрощают. Если бизнес уже вырос, пригласите аналитика, дайте задачу руководителям отделов. Но сделать это нужно обязательно. Без структурированных процессов вы получите бесконечную "автоматизацию", т.е. подрядчик растянет сроки внедрения/разработки, сотрудники будут пользоваться другими системами и т.д. Используйте любой инструментарий, который будет воспринят людьми — от корпоративной "Википедии" до BPMN. Главное, чтобы было понятно.

Часто предприниматель считает, что можно начать делать систему и по ходу построить процесс. К сожалению, так не работает. Не нужно создавать процесс "с нуля" для автоматизации. Это будут огромные издержки.

Каждый раз будет переделываться архитектура, делаться "костыли", пользователи не смогут применять систему из-за понимания, что делать и другие риски. В итоге, снова бесконечная "автоматизация".

4. Расставьте приоритеты

Предприниматель, который хочет сделать сразу все, не сделает в итоге ничего. То же самое с автоматизацией. У вас есть стратегия, структурированные процессы и конкретная цель. Расставьте приоритеты, согласно этим данным.

Например, если вы хотите автоматизировать процесс уборки складов, а цель бизнеса — оптимизация издержек на логистику, то не стоит делать систему для регистрации уборщика.

При расстановке приоритетов опирайтесь только на реальные данные. Если данных недостаточно, идите в "поля". Смотрите, как работают сотрудники. Общайтесь с ними. Погрузитесь в процесс.

5. Усиливайте сильное

Собрав информацию, вы можете проанализировать, какой из процессов максимально просто и быстро можно автоматизировать.

Не усложняйте. Протестируйте внедрение на самом прозрачном и понятном процессе, согласно приоритетам. Часто предприниматели считают, что автоматизация должна касаться сразу всей компании. Это не так. Каждая автоматизированная система собирается и внедряется по модулям. В противном случае, вы рискуете рискуете попасть в бесконечную "автоматизацию" и разочароваться.

О бесконечной "автоматизации" написано выше.

6. Изучите готовые решения

К сожалению или счастью, бизнесы не уникальны в этом мире. Часто предпринимателю не нужна персональная разработка. Попробуйте внедрить готовый продукт. Это сэкономит деньги и время на проверку гипотезы.

Персональная автоматизация (разработка) необходима, чтобы выделять/ускорять/учитывать нюансы бизнеса, т.е. ту самую уникальность. 80% процессов компании не уникальны.

Переходите к разработке/доработке, только если готовый продукт не учитывает нюансы вашей компании.

7. Заключение

Обладая полной информацией, перечисленной выше, вы по-другому посмотрите на сам процесс автоматизации. Самое важное — увидеть конечный прогнозируемый результат автоматизации и как он отразится на ключевых людях и целях.

Об этом мы подготовим следующую статью.