7 способов использования ИИ для sales-команд: опыт руководителя

Узнайте, как отделу продаж использовать искусственный интеллект для повседневных задач. От контроля команды и создания follow up встреч до упрощения работы с данными и автоматизации аналитики. В том числе, как работать с кодом и формулами, если у вас нет времени или даже базовых знаний. Практическими советами и примерами их применения делится Константин Червяков, коммерческий директор Ringostat.  

1. Написание рассылок — в том числе на иностранных языках

Об ИИ много говорили, что он помогает преодолеть «страх чистого листа». Это особенно полезно, когда надо написать цепочку из нескольких писем. Ведь здесь нужно не только позаботиться о тексте, но и о том, как грамотно разбить месседжи на несколько частей. Это нужно, чтобы с каждым последующим посланием все сильнее побуждать адресата к действию. Рассмотрим на реальном примере, как создать кампанию из трех писем с помощью платной версии ChatGPT. Цель кампании — пригласить на личную встречу потенциальных клиентов и партнеров, которые будут на конференции.

Как построить промпт

Сразу советую использовать английский язык при работе с ChatGPT. Этот ИИ учился в первую очередь на нем и владеет значительно большим объемом информации на этом языке.

Сначала опишите вашу компанию и несколькими пунктами укажите ее преимущества в цифрах и фактах. Например:

• чем ваш продукт помогает клиентам; 
• как они его оценивают;
• какие известные клиенты есть у компании.

Далее укажите вашу должность, конференцию, которую вы собираетесь посетить, и ее площадку.

Попросите ИИ посмотреть дополнительный контекст на вашем сайте, и дайте ссылку на него. Если работаете на иностранном рынке — в этом примере я посещал конференцию в Болгарии — надо ссылаться на соответствующую локаль сайта. Ведь там подача информации и описание продуктов или услуг уже адаптировано под местную аудиторию.

Дайте ссылку на несколько успешных кейсов вашей компании. Это поможет ИИ еще лучше описать выгоду от встречи с вами.

Опишите цель рассылки. В моем случае она звучала так: «Создай цепочку из писем, чтобы пригласить участников конференции встретиться со мной там».

Скорее всего, полученный текст придется несколько раз исправить. Например, я просил ИИ:

• сократить текст;
• сделать его более точным;
• добавить больше преимуществ.

Если планируете рассылку на языке, которым не владеете, попросите ИИ сначала написать рассылку на английском. И уже потом, когда утвердите, попросите у ChatGPT перевод.

На такую рассылку для участников болгарской конференции я потратил буквально 10 минут. И еще 10 ушло на то, чтобы мои болгароязычные коллеги вычитали письма. Если бы я делал это самостоятельно то, наверное, потратил бы на это не менее полутора часов.

2. Упрощение работы с данными и формулами

Любому руководителю приходится много работать с таблицами, используя формулы. При этом далеко не каждый менеджер является гиком, который способен написать их «с закрытыми глазами». Надо погуглить или вспомнить, как пишется формула, понять синтаксис, иногда посоветоваться с коллегами. А часто потом еще и найти, где допущена ошибка. Бывали случаи, когда на все это уходил целый час.

Если использовать ИИ, то ему достаточно сказать: «Я хочу посчитать значение N в колонках A, B, C». В ответ вы получите готовую формулу. 

Предположим, по каждому менеджеру надо получить данные:

• общее количество записей — контактов, предназначенных для обработки определенным сотрудником;
• количество «дозвонов» — то есть таких случаев, когда в столбике «Дозвонились?» стоит «Да».

ИИ предоставит не только формулы, но и объяснит, куда надо их вставить:

Если же вы написали формулу сами, можно ее проверить с помощью искусственного интеллекта.  Просто отправьте ее в чат — не нужно даже писать никакого промпта. В ответ ChatGPT «вернет» корректную формулу и объяснит, что было неправильно в вашей версии. 

Конечно, это мог бы сделать для вас и аналитик или ассистент. Но с ИИ вы можете делать все мгновенно, самостоятельно и без ТЗ или задачи — ну и не держа в голове десятки формул.

3. Контроль отдела продаж

Уже сейчас появляются ИИ, которые берут на себя такую механическую работу как первичный анализ звонков. Раньше для этого приходилось выборочно прослушивать вызовы, тратя несколько часов, чтобы найти всего три-четыре инсайта.

Теперь нашим тимлидам и кураторам в этом помогает собственная разработка, Ringostat ИИ. Она превращает аудио звонка в текст и переводит диалог на английский. Это позволяет контролировать обработку вызовов на языках, которыми руководство не владеет. Также ИИ составляет краткий итог разговора и советует следующие шаги.

Покажу на нескольких собственных примерах, чем это полезно руководителю на практике.

Допустим, у отдела продаж есть задача обзвонить базу. При этом нужно придерживаться отдельного сценария разговора и обязательно озвучить определенную информацию. Например, что стартовала акция, вышел новый продукт и т. д. Для этого можно открыть разговоры сотрудников, скопировать нужную фразу из скрипта и проверить, действительно ли менеджер ее сказал. 

Таким образом я проверил разговоры четырех сотрудников за час. Раньше на это ушло бы минимум три часа.

Еще пример: проверка, как команда работает с возражениями. Самое частое возражение в любом бизнесе — когда клиент говорит: «У вас хороший продукт, но у вашего конкурента я видел похожий. Еще и дешевле». Если менеджер не знает, как предметно на это ответить, сделка в 90% случаев сорвется.

Раньше пришлось бы прослушать немало вызовов, чтобы наткнуться на тот, где речь шла именно о сравнении с конкурентом. С ИИ их можно быстро найти, не слушая диалоги. Для этого заходим в отчет ИИ по звонкам, ставим фильтр «Содержит [название конкурента]» и уже знаем, какие диалоги проанализировать. 

Также ИИ фиксирует настроение разговора, и есть смысл слушать вызовы, где настроение клиента «Разочарован». Хотя в этом не всегда виноват сейлз, но так выше шанс найти ошибки, чем слушать звонки выборочно.

Такая автоматизация заменяет супервайзера со знанием нескольких иностранных языков, чья зарплата может составлять около $1 000. Но в отличие от человека не устает и почти не ошибается.

4. Автоматизация аналитики

В ChatGPT есть плагин Advanced Data Analytics, который раньше назывался Code Interpreter. Этому ИИ можно дать массив данных и задание сделать статистику на их основе, построить графики, найти инсайты и так далее. То есть этот цифровой помощник заменяет аналитика — вам не нужны знания формул и аналитические навыки для работы с данными. Приведу несколько примеров.

Загружаем перечень выигранных и проигранных сделок со всеми возможными строками с данными из CRM. Кратко описываем в промпоте, чем занимается наша компания, и просим составить статистику по менеджерам: 

• конвертацию в выигранную сделку;
• средний чек выигранной сделки;
• медиана по чеку выигранной сделки;
• общее количество выигранных сделок.

Удобно, что ИИ пошагово описывает, что будет делать и как собирается считать. Это позволяет проанализировать, правильно ли он вас понял. В результате получим статистику по каждому сотруднику:

Второй пример: так же предоставляем ИИ данные о проигранных и выигранных сделках. Только задача теперь другая: надо посчитать, как те или иные параметры влияют на конверсию и средний чек. Для этого просим плагин собрать статистику по лидам с категорией «Хотят сотрудничать». Нас интересует конверсия в сделку, средний чек сделки и прочее по аналогии с предыдущим примером.

В итоге ИИ предоставляет нам статистику в формате CSV и делает хоть банальный, но валидный вывод: лиды со статусом «Холодные» имеют более низкие показатели по сравнению с другими.

5. Упрощение работы с кодом для нетехнических специалистов 

Часто работать со скриптами приходится не только программистам, но и другим сотрудникам. В том числе и тем, кто не обладает глубокими знаниями кода.

Например, в Ringostat есть операционный менеджер sales-департамента, чьи обязанности — оптимизировать процессы продаж. Она делает это, совершенствуя инструменты, с которыми работают менеджеры: Zoho CRM, Zoho Bookings (для планирования встреч), Zoho Analytics (для аналитики и визуализации данных). Для этого приходится делать манипуляции с кодом, и тут пригодится снова Advanced Data Analysis, о котором говорилось выше.

Как я уже отметил, мы используем ZohoCRM для автоматизации наших бизнес-процессов. Ставим в них задачи, автоматически фиксируем там звонки по сделкам и т. д. Но для более сложной автоматизации приходится иметь дело с кодом. Например, чтобы периодически ставить повторяющиеся задачи, поддерживать контакты с партнерами и т. д.

В Zoho для этого используется язык программирования Deluge, но Advanced Data Analysis понимает и все остальные языки. Операционный менеджер просто копирует код Deluge в ChatGPT и описывает, какой функции он касается и что должен сделать ИИ. Например:

• указать, для чего нужна функция и какие задачи решает;
• найти в коде часть, где прописано, что автоматическое задание должно повторяться;
• показать, какую часть кода нужно изменить или удалить, если нужно, чтобы задача не повторялась или удалялась при переходе сделки на определенный этап и т. д.

6. Создание follow up встреч

По правилам продаж ни одно касание с клиентом или партнером не должно заканчиваться «ничем». После общения надо отправить краткий итог разговора и следующие шаги. На составление такого follow up уходит 10-15 минут — а если у вас 6-7 встреч в день, то на такую рутину придется потратить полтора часа.

Чтобы решить такую проблему, можно пользоваться специальными сервисами. Например, мы тестировали FireFlies.ai, который интегрируется с Google Meet, Zoom и тому подобное. Этот сервис, в том числе, делает видео и аудиозапись встречи, текстовую транскрипцию, автоматически составляет follow up с помощью ИИ.  

7. Бонус: легкое поздравление со знаковыми датами

У меня более 100 только рабочих контактов, которых надо поздравлять с днями рождения и годовщинами работы в компании. Это подчиненные, другие топы, клиенты, с которыми я лично работаю, коллеги из других организаций и так далее. 

То есть нужно генерировать 100-200 уникальных поздравлений — причем они не должны быть идентичными прошлогодним. Такая тривиальная задача также может отнимать немало времени. Поэтому я использую ИИ, чтобы получить «каркас» поздравления, на основе которого я потом пишу полноценный персонализированный текст.

Что указать для этого в промпте:

• должность лица;
• чего касается торжественная дата: дня рождения, годовщины, повышения, свадьбы и т. д;
• попросите написать поздравление — сразу в неформальном и дружеском тоне, иначе текст будет слишком официальным.

Конечно, потом придется частично переписать текст и добавить что-то личное. Но такой подход уже сэкономит примерно 70% времени.

Подытожим

ИИ уже сейчас — must have для отдела продаж. В первую очередь, потому что позволяет sales-команде высвободить много времени на свою главную задачу — непосредственно продажи. Во вторую очередь, ИИ повышает качество работы. Ведь он быстро находит инсайты, не склонен к ошибкам при расчетах и аналитике.

Однако не думайте, что ИИ разгрузит вас полностью. Да, он способен посчитать, собрать статистику, написать формулу и указать на ошибку менеджера. Но главная аналитическая работа все равно пока ложится на человека. Это и плохая и хорошая новость — потому что специалиста, который умеет критически мыслить и принимать взвешенные решения, «машина» пока не способна заменить.