АО «Холдинг Зерде» о планах по дебюрократизации
Сегодня многие государственные программы и работа госорганов во многом сфокусирована на решении технических вопросов, однако важно понимать, что преобразование бизнес-процессов, т.е. внедрение потенциала реинжиниринга, сокращения времени цикла обработки документов государственными служащими, создание благоприятной атмосферы для работников и развитие эмпатии являются настоящими вызовами и вызывают сложности у госорганов и акиматов. Процесс дебюрократизации госаппарата запустили после подписания Указа Президента.
Для преодоления барьеров необходимы тренинги по дизайн мышлению и управлению изменениями как для лиц, принимающих решения, начиная с руководителей высшего звена, так и заканчивая рядовыми сотрудниками.
АО "Холдинг Зерде" с начала этого года начал реализацию проекта совместно с ПРООН по наращиванию потенциала Акселератора цифровой трансформации, посредством проведения тренингов по программе "Дизайн-мышление".
"Дизайн-мышление" — это способ решения поставленных задач, ориентированных в первую очередь на интересы пользователя, т.е. гражданина или сотрудника, другими словами оно подчиняет своё исследование и работу интересам человека, а не интересам компании, начальника, менеджера проекта или бюрократии.
В этом году АО "Холдинг Зерде" планирует провести подготовку до 500 государственных служащих и 100 специалистов из квазигосударственного и государственного секторов. Эти курсы подготовки по цифровым компетенциям будут проводиться в сотрудничестве с Академией государственного управления при Президенте Республики Казахстан.
Так, Холдинг провел еще один трехдневный семинар на тему "Цифровая трансформация государственных органов: практическая реализация".
Семинар состоял из трех частей:
- Концепция цифрового государства;
- Цифровая трансформация — подходы экспоненциальных (эффективных) организаций;
- Дизайн мышление — инструменты по дебюрократизации и оптимизации.
Участниками семинара стали госслужащие (руководители структурных подразделений) из Центральных государственных органов и акиматов. По итогам групповых обсуждений при координации фасилитаторов-тренеров по дизайн мышлению определены три наиболее острые проблемы.
Первая проблема — ненормированный рабочий день. Три группы участников выбрали именно эту проблему для решения. Гипотеза для проверки и исследования: "Я задерживаюсь на работе, потому что выполняю работу за других и стоит большой объем задач".
Исследование в группах показало, что причина кроется в некомпетентности сотрудников в связи с чем руководитель не может эффективно делегировать сотрудникам задачи, зачастую вкладывая значительное время в разъяснение структуры и сути как запроса, так и ответа, после исправление сделанной работы и далее индивидуальное согласование с руководителями. Важную роль необходимо определить повышению квалификации и обучению для эффективного исполнения возложенных задач.
Вторая — отсутствие необходимых компетенций у руководства.
Третья проблема — инертность и отсутствие инициативности у сотрудников. За три дня участники семинара изучили проблему, провели глубинные интервью и применили инструменты дизайн-мышления для выработки решений.
В итоге группы сформировали решения, которые возможно начать реализацию уже в ближайшее время:
- Создание благоприятной рабочей атмосферы — на начальном этапе проведение встреч стоя (для сокращения времени обсуждений), организация комфортной среды для работы.
- Внедрение искусственного интеллекта в части обработки обращений в государственные органы. Участники тренинга разработали прототип решения, схематично пояснив, что потребность была выявлена напрямую от инсайтов, полученных во время глубинного интервью. Решения сформированы исходя из прямой потребности для автоматизации бизнес-процессов и правильного распределения поступающей корреспонденции до конечного исполнителя с учетом его фактической загруженности.