Аутсорсинг печати. Кому и зачем это нужно?
Любая современная компания задумывается о рациональном расходовании средств на ежедневные нужды, такие как офисная бумага, электричество и др. К тому же, крупным компаниям нужно больше денег для поддержания печатной техники в надлежащем виде, а также покупки расходников. Фирма-аутсорсер помогает экономить финансы на функционирование данной рутинной работы.
В сегодняшнем материале ALSI рассказывает редакции Bluescreen, какое решение помогает организации оптимизировать подобные второстепенные статьи бюджета, в частности печатную инфраструктуру, сократить траты на сервисное обслуживание и увеличить срок эксплуатации аппаратуры.
Комплексное решение таких задач обеспечивает услуга аутсорсинга печати — Managed Print Services. MPSдает большие плюсы при меньшей стоимости, из основных — улучшенное качество сервиса и используемых материалов.
Виды аутсорсинга печати
Управляемая услуга печати — это передача печатного процесса (от организации — аутсорсинговой IT-компании) на договорной основе. Такая возможность существенно облегчает документооборот в клиентской фирме. Обычно различают два вида услуги:
- IT-компания, которой передан печатный процесс заказчика, будучи исполнителем, сама оплачивает все необходимое оборудование.
- IT-компания использует технику клиента на базе регулярного обслуживания по гарантийным условиям.
О бюджете на печать
Расходы на печатные функции включают общие затраты на управление, оптимизацию техники (принтеры, МФУ), гонорары сотрудникам, ответственным за копировальную технику и печатное оборудование.
Фирма-исполнитель в случае с Managed Print Services берет на себя такие задачи с предварительным аудитом текущей ситуации в заказчике.
Об аудите и процедуре аутсорсинга печати
Аудит позволяет проанализировать печатные процессы, рассмотреть документацию, связанную с ними, оценить расходы и в результате предложить рекомендации по их уменьшению:
- Сначала выявляются основные требования заказчика к печатной офисной технике, в том числе подразделения организации, в которых нужна установка оборудования.
- Определяются и ликвидируются неэффективные пункты ныне функционирующей печатной структуры.
- Специалисты из фирмы-аутсорсера подбирают технику, соответствующую запросам клиента.
- Далее — ее установка в необходимых отделах, затем она тестируется, и в заключении даются консультации по ее использованию.
Преимущества услуги
- Снижение стоимости печати ввиду отсутствия единовременных затрат на закуп оборудования;
- Нет нужды в самостоятельном ремонте и заправке оборудования;
- Нет необходимости закупать расходники;
- Работа оборудования в режиме "нон-стоп" благодаря оперативной реакции фирмы-исполнителя при поломке (услуги техподдержки);
- Профессиональная помощь по разнообразным печатным вопросам;
- Наличие адекватной статьи расходов.
Выводы.
Аутсорсинг печати снижает нагрузку на ИТ-персонал организации, высвобождая ее ресурсы, тем самым направляя усилия на главные бизнес-задачи. Если оборудование ломается, не нужно искать профильные сервис-центры, все вопросы решает фирма-аутсорсер, в том числе поиск и запуск расходных материалов.