Автоматизация бизнеса: чего ожидать?

В то время как IT-технологии постепенно подчиняют себе нашу повседневную жизнь, все больше руководителей компаний видят в них панацею и от своих бед. Однако, действительно ли автоматизация — это хорошо для бизнеса. Чем, помимо финансов, придется пожертвовать и как выбрать IT-решение для своих задач? На эти вопросы ответит наш собеседник — Акжанов Ерлан, архитектор IT-решений, специалист по автоматизации бизнеса.

Ерлан, расскажите, пожалуйста, о своем опыте: в каких проектах вы участвовали, какие задачи перед вами ставили и чем вообще занимается архитектор решений?

В моей профессиональной деятельности значительную роль играет опыт, полученный мной вне IT.

Например, работая на крупном металлургическом заводе, я увидел, как важно построить совместную работу разных подразделений и чем чреваты ошибки в такой организации. Также я был руководителем небольшой компании, где увидел, как можно утонуть в операционной деятельности, как часто совершаются одни и те же ошибки. Как полезно было бы наглядно видеть, что происходит в компании, снять со всех ненужную работу и переключиться на стратегические задачи, чтобы развивать бизнес, а не выживать.

Эти идеи привели меня в IT, где я начал с позиции разработчика. Разрабатывал решения для банков и фондовых бирж. Тесно работал с проектными командами крупных технологических корпораций. Видел, как бизнес-цели трансформируются в технические задачи там, где IT-департаменты представлены сотнями высококвалифицированных специалистов.

На сегодняшний же день, я, как архитектор решений, занимаюсь тем, что применяю практики, используемые в крупных технологических предприятиях, в решениях для небольших компаний. Иными словами, адаптирую взгляды больших игроков под задачи МСБ. Мой совокупный опыт позволяет мне разговаривать на языке своего заказчика, понимать его "боли" и предлагать правильное "лечение" без побочных эффектов. Только за последние несколько лет я в составе разных команд участвовал более чем в пятидесяти проектах для предприятий разного размера и сферы деятельности

Сейчас очень часто можно услышать такие термины как "автоматизация", "цифровизация", "IT-решения" и тому подобные. Есть ли между ними разница и как понять, что именно нужно руководителю компании?

Категорической разницы между этими терминами нет — мы внедряем IT-решения для автоматизации каких-то процессов в рамках цифровизации бизнеса. Однако, есть серьёзный риск внедрения только ради самого внедрения. Очень важно видеть четкие связи между внедрением и фундаментальными целями компании. Например, когда компания за счёт мобильного приложения хочет увеличить свое присутствие на рынке, или за счет личного кабинета повысить лояльность своих клиентов, или посредством автоматизации бизнес-процессов повысить объемы производства. Мы считаем успешной только такую автоматизацию, которая повышает общую эффективность компании. То есть, либо позволяет производить больше услуг или товаров, либо тратить на это меньшее количество ресурсов. На этом и нужно сосредотачиваться.

Основываясь на вашем опыте, что предпочтительнее — внедрение нескольких решений для успешной деятельности компании или глобальная архитектура для всего бизнеса в целом?

Ни то и ни другое. Оба этих подхода по отдельности ведут к своему уникальному набору нерешаемых проблем.

Например, даже если у вас есть специально разработанная под весь ваш бизнес информационная система готовая к запуску, вы не сможете всех своих сотрудников в один день пересадить на неё. Адаптация всех сотрудников может занять целые месяцы.

С другой стороны, если разбить проект на много маленьких частей и внедрять решения для каждой части отдельно — вполне вероятно можно закончить с, так называемым, "зоопарком" технологий. Проблема здесь заключается в том, что поддерживать эту систему в работоспособном состоянии не способны зачастую даже сами IT-компании, которые на этом специализируются. Оба этих случая могут привести, как минимум, к значительным простоям.

Поэтому, исходя из опыта, можно с уверенностью сказать, что очень важно делать внедрения маленькими шагами, продолжая всегда держать в фокусе общую стратегию на ближайшие год или два. В крупных организациях за координацию отдельных проектов отвечает специальный департамент — проектный офис.

На IT-рынке есть компании-разработчики, компании с готовыми решениями, набирают силу массовые онлайн сервисы для бизнес-клиентов. То есть зачастую решения для одних и тех же задач могут значительно отличаться по стоимости. Как предпринимателю, в условиях ограниченного бюджета, сделать правильный выбор?

Да, такое может быть, причем, вероятнее всего, только в IT. Низкая стоимость может быть обусловлена наличием наработок у компании-поставщика. Или, когда компания предлагает платформенное решение, которое легко адаптируется под нужды заказчика. В этом случае никакого риска нет. Настораживать должен низкий чек от компании, не имеющей ни опыта, ни готового решения. Недооценка сложности работ — частая проблема начинающих компаний, не все из которых готовы доводить результат до конца, чего бы это ни стоило.

Важно также понимать, что платформенные решения имеют низкую стоимость только в пределах первых этапов. Модернизация такого рода решений "под себя" может оказаться либо дорогой, либо невозможной задачей. Тогда остается задать себе вопрос — способны ли вы выдать уникальный сервис, работая с тем, с чем работают все?

С другой стороны — индивидуальные решения не только имеют более высокую стоимость, но также и сопряжены со значительными трудозатратами самого заказчика. Зато такие решения имеют наибольшие шансы на более эффективное решение уникальных задач компании и предоставление конкурентных преимуществ владельцу.

Это, пожалуй, наиболее важное стратегическое решение, принять которое может только собственник.

Многие предприниматели сталкиваются с проблемой обманутых ожиданий, когда в итоге получается, мягко говоря, не то, что виделось вначале. Как IT-компании могут гарантировать результат?

Программного обеспечения без ошибок не бывает. Это очень неприятно, но это факт. Гарантировать бесперебойную работу невозможно, поэтому важно, как компания работает с инцидентами, имеет ли опыт долгосрочного сопровождения систем. И потом, работа IT-компании не заканчивается, когда продукт запущен в эксплуатацию. Серьезные компании всегда включают определенный объем гарантированного технического сопровождения, в рамках которого исправляется то, что не было выявлено в течение приемочного тестирования.

Существует еще и проблема того, что IT- продукты сложно описать с точки зрения требований. Их ни измерить, ни взвесить, ни посчитать. Поэтому технические спецификации часто скатываются в "современный дизайн" и "интуитивный интерфейс". В требованиях лучше сфокусироваться не на продукте, а на его эффекте. На том, что пользователь сможет в нем сделать, какую информацию получить. Во-первых, так легче построить связь с фундаментальными целями компании, а во-вторых — это поможет не сбиться с пути, в ходе реализации и "попасть" в ожидания.

Ерлан, какой совет вы могли бы дать предпринимателям, ставшим на путь цифровизации и автоматизации бизнеса?

Сейчас очень благоприятное время для автоматизации: существуют Хабы и Некоммерческие сообщества профессионалов, которые помогут привлечь независимых консультантов, появляются программы финансирования проектов по автоматизации и т.д.

А самое главное, казахстанский IT-рынок уже предлагает серьезные решения этих задач. Важно понимать, что IT-решения могут решить практически любую проблему современного бизнеса, в некоторых случаях, даже самым невероятным образом.

Подписывайтесь на наш Telegram-канал и читайте новости первыми!