Что такое чек-лист и как его сделать?
На данный момент многие проекты имеют проблему с неправильной постановкой задач, и для ее решения составляются чек-листы. Но у многих возникает вопрос, что это такое и как правильно их вести?
Поэтому мы решили рассказать о том, как правильно составлять чек-листы и что для этого нужно.
Что такое чек-лист?
Чек-лист — это инструмент, который помогает систематизировать и контролировать выполнение задач. Он представляет собой список действий, которые необходимо выполнить в определенном порядке, чтобы достичь желаемого результата.
Чек-листы используются в различных областях деятельности — от управления проектами до медицинской практики. Они помогают упростить процесс выполнения задач, снизить вероятность ошибок и улучшить качество работы. Наша студия тоже не исключение, и в процессе работы команд также используются определенные наборы задач.
Основные преимущества использования чек-листов:
- Систематизация работы, позволяет разбить сложную задачу на более мелкие подзадачи, что упрощает ее выполнение.
- Сокращение затрачиваемого времени на выполнение задачи, так как имеются все необходимые шаги для достижения результата.
- Улучшение качества работы, позволяет снизить вероятность ошибок, за счет четко расписанных задач.
- Удобство использования, может быть создан в любом формате — от бумажного до электронного — что делает его удобным в работе.
- Возможность контроля, дает возможность отслеживать процесс выполнения задач и их прогресс.
Где используются чек-листы?
Мы разобрались, что такое чек-лист. Теперь нужно разобраться, где используются подобные списки и для кого они подходят!
Приведем несколько примеров:
1. Управление проектами.
Могут быть использованы для контроля выполнения задач в рамках проекта. Упрощают работу всей команды, где каждый знает, что нужно делать.
Благодаря такому подходу коллектив начинает максимально продуктивно работать и своевременно выполнять поставленные задачи.
2. Медицинская практика.
Также используются для контроля выполнения процедур в медицинской практике, что в разы облегчает работу медработникам и пациентам.
Давайте рассмотрим пример врачей общей практики, где многие пациенты испытывают трудности в понимании того, что им нужно сделать в первую очередь после приема у доктора. После того, как врач поставил человеку диагноз, он дает пациенту необходимое руководство по дальнейшим действиям. Если в этот процесс внедрить использование чек-листов, то это поможет сотрудникам мед. учреждений выполнять свою работу с посетителями более быстро и четко.
Давайте подробнее рассмотрим, в каких случаях применяются такие списки:
- Проверка идентификации пациента: проверка имени, фамилии, даты рождения и номера медицинской карты и т. д.
- Проверка правильности диагноза.
- Проверка наличия картотеки пациента.
- Проверка наличия всех необходимых, выписанных по диагнозу, препаратов и направлений.
- Проверка наличия всех необходимых документов, если имеется серьезные диагнозы, включая согласие на операцию, и результаты обследований.
- Проверка наличия надлежащей подготовки операционной команды.
3. Бизнес.
На практике многие пользуются чек-листами, для контроля выполнения задач в бизнесе, например, при проведении инвентаризации или при подготовке ко встрече с клиентом — это экономит огромное количество время предпринимателям.
Можем привести в пример нашу компанию, которая увеличивает свою эффективность с помощью правильной постановки задач:
- Внедрение использования чек-листов в работе всех сотрудников.
- Обучение персонала компании использованию чек-листов и контроль правильности применения.
- Регулярное анализирование результатов работы с использованием чек-листов и проведение корректировки процесса работы, в случае необходимости.
- Оценка эффективности использования, на основе улучшения качества предоставляемых услуг, увеличения объема заказов и повышения уровня удовлетворенности клиентов
- Регулярное информирование сотрудников компании о результатах использования чек-листов и привлечение их к участию в улучшении процесса работы.
- Организация систем наград, за лучшие результаты работы, с использованием чек-листов, и мотивирование сотрудников на повышение своей эффективности.
- Разработка и контроль выполнения определенного плана мероприятий по внедрению бизнес-процессов в компанию.
- Ответственность за внедрение и контроль использования чек-листов в компании возложен на руководителя и назначенного им ответственного, за данный процесс, сотрудника.
4. Образование. Также чек-листы внедряются для контроля выполнения задач в образовательной сфере, например: при проведении экзамена или при подготовке к уроку; помогают сложить единую систему оценивания и проведения занятий для преподавателей.
Чек-листы в сфере образования могут быть использованы для обеспечения качественного обучения и предотвращения ошибок в работе с учащимися.
Кроме того, использование подобных перечней позволяет учителям более эффективно планировать свою работу и повышать качество обучения учащихся.
Рассмотрим пример для проведения уроков:
- Проверка наличия необходимых материалов и оборудования для проведения урока.
- Проверка соответствия темы урока учебной программе.
- Проверка понимания учащимися целей и задач урока.
- Проверка наличия плана урока и его соответствия учебной программе.
- Проверка оценки знаний и понимания учащимися материала.
Расписав данные действия, учителя имеют определенное понимание, как нужно работать с учениками, а также проводить учебные занятия в учреждениях.
Как начать делать чек-лист?
Создание чек-листа не требует особых навыков или знаний, но при этом может значительно упростить процесс выполнения задач и повысить качество работы.
Дальше рассмотрим план, как составить чек-лист:
Шаг 1: Определите цель чек-листа
Первым шагом создания чек-листа является определение его цели. Что вы хотите достичь с помощью этого инструмента? Например, вы можете создать чек-лист для контроля выполнения задач в рамках проекта, для контроля выполнения процедур в медицинской практике или для подготовки к встрече с клиентом. Определение цели чек-листа поможет вам сформировать список необходимых шагов для достижения желаемого результата.
Шаг 2: Определите шаги для достижения цели
После того, как вы определили цель чек-листа, следующим шагом будет анализ действий, необходимых для достижения этой цели. Разбейте цель на более мелкие подзадачи и определите последовательность действий, которые необходимо выполнить для достижения каждой из них. Например, если вы создаете чек-лист для контроля выполнения задач в рамках проекта, то шаги могут включать в себя: определение задач, назначение ответственных лиц, определение сроков выполнения и т. д.
Вот несколько инструментов, которые помогут расписать цели для чек-листа:
- MindMeister
- Miro
- Canva
- XMind
- Coggle
- MindNote
- SimpleMind
- iThoughts
Шаг 3: Составьте список шагов в нужном порядке
После того, как вы определили все необходимые действия для достижения цели чек-листа, следующим шагом нужно составить список данных задач в нужном порядке. При составлении данного перечня учитывайте логическую последовательность действий и оптимальный порядок выполнения задач.
Вам помогут данные инструменты:
- Bitrix24
- Trello
- Asana
- Todoist
- Microsoft Outlook
- Google Sheets и Microsoft Excel
Шаг 4: Добавьте дополнительные инструкции и комментарии
После того, как вы составили список действий, следующим шагом вы добавляете дополнительные инструкции и комментарии. Это может быть полезно для более точного понимания того, что необходимо сделать на каждом шаге. Например, вы можете добавить пояснения к некоторым подзадачам или указать на возможные ошибки, которые необходимо избежать.
Шаг 5: Проверьте и исправьте чек-лист
Последний шаг в создании чек-листа — проверка и исправление. Перечитайте список задач и убедитесь, что он содержит все необходимые действия для достижения цели. Также проверьте правильность порядка их выполнения и наличие добавленных инструкций. Исправьте все ошибки и уточните детали, при необходимости.
Проверить можно с помощью анализа Метрик и рекламных кабинетов по типу:
- Яндекс.Метрика и Google Analytics
- Рекламные кабинеты контекстной рекламы Google Ads и Яндекс Директ
- Рекламные кабинеты таргетированой рекламы Facebook Ads, Twitter Ads и т.д.
Заключение
В заключении отметим, создание чек-листа — это простой и эффективный способ для более легкой систематизации и контроля выполнения задач: определение цели, шаги для ее достижения, список действий, инструкции, комментарии и коррекция возникших ошибок, при необходимости.
С помощью всего этого вы можете эффективно систематизировать процесс разработки продукта, не забыв ни один из важных этапов и в результате получить ожидаемые успехи.
Выберите инструменты для постановки задач, которые наиболее удобны для вас, и достигайте желаемого результата.