Динамические маршруты: новый стандарт скорости и гибкости в ЭДО от idocs

В idocs мы ежедневно сталкиваемся с тем, что в каждой компании своя логика процессов, свои роли, свои пути прохождения документов. Где-то договор должен пройти пять уровней согласования, а где-то у директора есть право единоличного утверждения. В одной компании счёт проходит по цепочке «закуп — финансы — бухгалтерия», а в другой — всё начинается с юридического отдела.

Мы на постоянной основе собираем обратную связь и предложения по функционалу от наших активных пользователей, и почти 80% из них были пожелания по разным процессам маршрута документов. Где-то договор должен пройти через несколько уровней руководителей, где-то юристы подключаются только в отдельных случаях, а где-то заказчики требуют, чтобы контрагент подписывал документ первым.

Этот опыт показывает, что не существует универсального маршрута документов, который одинаково подойдет всем. Поэтому, определив паттерны, мы создали «Динамические маршруты» — новый подход к движению документов, который позволяет подстроить ЭДО под реальный живой бизнес, а не менять процессы ради инструмента. И именно эта гибкость, основанная на опыте сотен клиентов, даёт ответ на главный вопрос: почему правильно выстроенные маршруты документов становятся основой зрелых и устойчивых бизнес-процессов.

Зачем мы создали Динамические маршруты

Раньше маршрут документа состоял из фиксированных шагов, куда компании пытались «втиснуть» свои цепочки согласования. Это приводило к типичным проблемам:

• документы застревали у сотрудников, которых не было на рабочем месте;
• приходилось перезапускать документ из-за отсутствия нужного согласующего сотрудника;
• процесс рушился при малейшем отклонении.

В итоге ЭДО превращалось не в инструмент ускорения, а в источник трения.

Динамические маршруты меняют парадигму: теперь ЭДО подстраивается под бизнес, а не наоборот.

Так зачем же нужны динамические маршруты?

1. Позволить компаниям создавать маршруты так, как они хотят. Теперь в idocs можно создавать любые маршруты: от простых до самых сложных:

• Последовательные маршруты — то, что все знают как классическую цепочку согласований. Но теперь полностью настраиваемую: можно выстроить любую логику действий.
• Параллельные маршруты — где можно создать группу и документ одновременно приходит всем.
• Смешанные маршруты — в одном маршруте комбинируются последовательные и параллельные этапы. 

2. Добавить больше эффективности для крупных компаний.
   Очень часто я слышала от клиентов: «Одного сотрудника не хватает в согласовании, но многие другие уже согласовали документ. Что делать?». Раньше ответ был неприятный: переделывать маршрут или запускать документ заново. Теперь новых сотрудников можно добавлять в маршрут даже после его запуска. Это маленькая вещь, которая меняет всё. Компаниям больше не нужно ломать процесс из-за изменений и перезапускать документ с новым маршрутом — процесс становится живым.
3. Добавить гибкости во внешние сделки.
   Мы особенно гордимся тем, что гибкость работает не только внутри компании. В реальных B2B-сделках именно последовательность подписей имеет юридический вес. Иногда важно, чтобы контрагент подписал документ первым, или в сделке участвуют много контрагентов и у каждого свой порядок. Теперь всё это можно задать в одном маршруте:

• до 20 сторон в одном процессе;
• индивидуальная логика движения документа между участниками;
• возможность отправить файл контрагенту без своей подписи, чтобы сначала подписал он;
• последовательные, параллельные и комбинированные цепочки.

Почему это важно для зрелости компании

То, как компания выстраивает маршруты документов, отражает её процессную зрелость. Потому что скорость документа = скорость бизнеса.

Наш опыт показывает, что компании, которые системно подходят к маршрутам, получают измеримое приемущество:

• быстрее закрывающиеся сделки — деньги приходят раньше;
• меньше ошибок и операционного шума — процесс ускоряется на 30-40%;
• выше прозрачность и ответственность;
• предсказуемость и управляемость процессов;
• рост маржинальности за счёт сокращения «операционных потерь».

И чем гибче ЭДО, тем глубже оно может встроиться в реальную жизнь компании.

Я верю в то, что ЭДО должен усиливать процессы компании и отражать реальную жизнь бизнеса: документы идут быстрее, меньше ошибок — больше ответственности, сделки закрываются быстрее и деньги приходят раньше.Наше видение — это система, которая будет не просто заменой бумаге, а инструментом для управления процессами. «Динамические маршруты» — это шаг в эту сторону. Они создают скорость, прозрачность, управляемость и устойчивость.