idocs открывает цифровые горизонты в документообороте

idocs – это стартап, который вырос в первую в Казахстане облачную платформу для обмена юридически значимыми документами. Для подписания документов мы используем ЭЦП и QR, что обеспечивает полную юридическую значимость, как у подписи на бумаге с печатью. Легитимность такой подписи обеспечивает закон Республики Казахстан об электронных документах и электронно-цифровой подписи от 7 января 2003 года.

Система электронного документооборота idocs позволяет наладить процесс подписания документов посредством цифровых технологий, помогая оптимизировать бизнес-процессы. Если обычная отправка документов и другие процессы с ними занимает дни, то при использовании платформы это время сокращается до минут.

В кратчайшие сроки сервис позволяет бизнесу наладить автоматизацию электронного документооборота. Безболезненную интеграцию с различными системами, а также экспертизу в области разработки и внедрения комплексных решений для повышения эффективности бизнес процессов в области внешнего и внутреннего документооборота.

10 лет – первая веха в истории компании

В 2014 году команда во главе с основателями Гаухар Заитбековой и Акмарал Саламат задумала изменить работу компаний с бумагами и приступила к созданию облачной платформы по обмену документами. В 2016 году сервис электронного документооборота idocs был запущен. Все эти годы платформа совершенствовалась и вводила новые услуги в сфере документооборота, делая его всё более простым, удобным и эффективным.

CEO, Head of Product, co-Founder компании является Шынар Галиева. Она училась в США, по профессии продакт-менеджер. К idocs присоединилась в 2019 году, чтобы из существующей на тот момент версии сделать idocs таким, каким он является сейчас. В 2020 году при непосредственнм участии и руководстве Шынар Галиевой был запущен новый сервис, который в компании условно называют idocs 2.0. 

«С нашей прекрасной командой разработчиков во главе нашего CTO мы за 6 месяцев построили новую, улучшенную, быструю, расширенную и удобную версию продукта. С тех пор мы являемся бесспорными лидерами внешнего ЭДО на рынке Казахстана», - отмечает Шынар Галиева. 

Шынар Галиева признается, что любит строить tech продукты и развивать их. Также она преподает в Магистратуре Национальное Банка в КБТУ, где с прошлого года они открыли новое направление Финтех. 

ЭДО и 5+ его преимуществ для бизнеса

Электронный документооборот (ЭДО) – это дитя цифровизации, которое позволило формировать, отправлять, получать, подписывать и отслеживать электронные документы с помощью электронной цифровой подписи всего в несколько кликов. 

Клиенты компании отмечают следующие плюсы ЭДО. 

•  Информационная безопасность и лучшие технологии защиты: безопасное подписание с помощью ЭЦП и надежное хранение документов на зашифрованном сервере. Платформа idocs состоит из многоуровневых логических сегментов, отделенных друг от друга и такая архитектура безопасности гарантирует максимальную защиту и независимость слоев. При разработке программного обеспечения idocs следует рекомендациям OWASP в обеспечении безопасности и защиты данных.

•  Экономия времени и ресурсов: если обычно отправка документа занимает до 7 дней, то с idocs – это от 1 до 5 минут. С дней до минут сокращается и время других процессов с документами (см.график).

•  Использование платформы позволяет компаниям становится более экологичными, так как не требует использования бумаги и других расходных материалов. Также отсутствует надобность хранить гигантский бумажный архив. 

•  Повышение эффективности работы компании в целом и её сотрудников в частности.

•  Минимизация «человеческого фактора», когда документ может, например, потеряться.

•  Доступ к документам из любой точки мира.

5+ возможностей первой в Казахстане системы электронного документооборота idocs. Она позволяет: 

•  вести внешний и внутренний документооборот;

•  улучшить производительность бизнеса и значительно оптимизировать затраты компании;

•  упростить коммуникацию с сотрудниками, клиентами, поставщиками и партнёрами;

•  безболезненно интегрироваться с различными системами;

•  обеспечить безопасность документов и контролировать их статус. 

5 + разработанных idocs продуктов и решений 

idocs - единственная компания в Казахстане, которая предоставляет юридически значимый международный электронный документооборот – МЭДО. Он предполагает обмен документами между двумя странами. На сегодня с  idocs  возможен МЭДО между Казахстаном и Россией. 

idocs API - простое и эффективное решение для интеграции информационных систем, которое позволяет компаниям сократить затраты и упростить процессы работы с данными.

Для HR-менеджеров idocs предлагает управление процессами с помощью автоматизации кадровых документов. “1С: Зарплата и управление персоналом” (1С: ЗУП) позволяет сотрудникам отдела кадров массово формировать, настраивать, отправлять по маршруту и отслеживать статус документа прямо в окне модуля. 

Внутренний документооборот упрощает кадровое делопроизводство компании, так как все документы находятся в единой системе. Это снижает риск потери документа, долгое ожидание согласования и бюрократию между отделами. Кроме того, по запросу компаний idocs может разработать уникальный шаблон внутреннего документа любой сложности под любой процесс.
Например, типовые договоры, служебные записки, приказы, заявления и обходные листы с уже выстроенным маршрутом.

Решение для бухгалтеров - массовое согласование, выгрузка и подписание напрямую из базы 1С возможны с модулем интеграции idocs. Модуль интеграции с 1С позволяет сократить время на обработку и подписание бухгалтерских документов, эффективнее использовать ресурсы и повысить конкурентоспособность бизнеса. Сейчас компания расширяет линейку модулей для продуктов 1С, чтобы весь документооборот компании можно было вести в режиме одного окна.

Юристы, используя idocs, могут автоматизировать процесс подписания - платформа обеспечивает юридическую силу подписей и документов.

100+ успешно реализованных индивидуальных решений

Клиенты idocs – это представители среднего и крупного бизнеса, работающие в самых различных областях от фармы до банковского сектора. Среди них ERG, Halyk Bank, Philip Morris Kazakhstan,  Ozon, Wolt, Додо Пицца, Aviata, CDEK, Акниет Групп, Nazarbayev University, SIEMENS, Choco, Medservice Plus, EXline, Toyota Motors Kazakhstan, SANTO, Esentai Mall и многие другие.