Как избежать кризиса в бизнесе с помощью автоматизации финансового учета

Ведение бизнеса — это сложный и ответственный процесс, который требует постоянного контроля и управления по части финансов. Однако многие предприниматели совершают серьезные ошибки в этой области. Если компания, бизнес растет, становится сложнее принимать финансовые решения. Руководители с задержкой получают актуальную информацию о стоимости компании. Деньги перестают работать, и компанию может настичь неожиданный кризис. Как избежать ошибок в бизнесе с помощью автоматизации финансового учета, рассказывает Ксения Хан, финансист аналитического направления в IT-холдинге Kazdream и основатель стартапа "КУБ".

Актуальные проблемы в бизнесе, возникающие по части финансов

Самая актуальная проблема на сегодняшний день — непонимание директоров, руководителей, собственников бизнеса, в какой момент масштабировать бизнес. Это возникает потому, что ответственное лицо не видит общей финансовой картины и не знает, какое принять решение. Например, он может не понимать, что скоро наступит кассовый разрыв, не видит процент рентабельности бизнеса, его стоимость и выгоду от владения.

Также, если компания большая и имеет как минимум больше двух филиалов, то не всегда сразу руководители получают актуальную информацию по всем банковским счетам и предстоящим платежам. При возникновении потребности открыть новое направление или департамент в компании, можно принять неверное решение, потому что нет понимания, какая сумма свободна для оборота на текущий момент. Также при продаже бизнеса собственники зачастую не понимают стоимость компании и ее капитализацию.

Сегодня три базовые потребности любого бизнеса и любой компании — знать, когда может наступить кассовый разрыв, какая рентабельность и сколько средств в сумме на всех счетах.

Что такое финансовый учет и почему его нужно автоматизировать

Я общаюсь с большим количеством людей из сферы финансов. Это и финансовые директоры, и аналитики, и финансовые консультанты. Каждый из них сталкивается с такими проблемами, как ручной сбор и сведение данных, необходимость их корректировки, потери до пяти рабочих дней в месяц на обработку информации. Сложнее становится, когда бизнес вырастает из одного юридического лица в два и более и превращается в группу компаний. Трудности возникают при своде данных по разным направлениям, особенно когда добавляются новые признаки по учету и когда меняются показатели.

Финансовый учет показывает состояние и стоимость компании, какие направления и сколько приносят прибыль, а какие в убытке. Благодаря финансовому учету вы четко можете спрогнозировать, например, какой корпоративный подоходный налог начислится по каждому направлению.

Зачастую информация нужна здесь и сейчас. Важно, чтобы каждый собственник видел финансовую картину и самостоятельно мог принять решение, не дожидаясь отчетов. Поэтому очень важно ввести автоматизированный финансовый учет с помощью различных IT-решений. Системный финансовый учет важен, потому что именно он помогает поддерживать порядок и сохранять бизнес жизнеспособным.

Как избегать ошибок, которые могут привести к кризису

Ошибка 1. Не планировать финансы на будущее

Без плана нет четкого понимания по доходам и планируемым расходам бизнеса. Очень важно видеть полную картину того, в какой момент необходимо сделать ту или иную оплату, поэтому финансовое планирование нужно всегда.

Как избежать

Нужно бюджетировать и корректировать движение денежных средств ежемесячно, а также составлять платежный календарь. В него вы будете заранее вписывать предстоящие расходы (аренда офиса, оборудования, зарплаты, налоги и прочее) и доходы (платежи по контрактам клиентов, возврат задолженностей и т.д.). Благодаря такому планированию каждый собственник сможет видеть, какие предстоят расходы, а также планировать ориентировочную прибыль и предотвращать кассовые разрывы.

Также важно вести бюджеты в единой платформе с возможностью доступа для каждого ответственного. Ведь зачастую мы сталкиваемся с тем, что финансист уходит со своими наработками и данными, и вся информация для аналитики уходит вместе с ним. На помощь придут различные продукты по автоматизированной финансовой аналитике. Они помогут вам избежать исчезновения данных и будут выводить все показатели на панель управления.

Ошибка 2. Путать рентабельность проекта и денежные потоки

Из-за особенности учета и специфики бизнеса каждый выбирает самостоятельно, по какому принципу разносить затраты. Чаще всего предприниматель, чтобы быстро посчитать свою рентабельность, не учитывает все возможные затраты или не включает мелкие, например, оплату банковских комиссий или предоплату за авансовые платежи по корпоративному подоходному налогу. В итоге данные платежи потом вносятся в общую статью расходов по налогам, потому что нет понимания, по какому конкретно проекту будут понесены затраты.

Как избежать

Здесь на помощь также придет автоматизированный учет. Он не позволит забыть внести нужную информацию по затратам. Когда в автоматизированную систему попадает информация, исключаются риски человеческого фактора. Например, у вас есть ресторанный бизнес, и вы заказываете один и тот же продукт для блюда, потребление которого в месяц составляет всего 200 грамм. Вы заказываете его большими ящиками, товар копится, средств не хватает, потому что все деньги вы "замораживаете" в этом товаре. Вы могли бы своевременно провести аналитику в специальной программе и заказывать только ту позицию, у которой высокое потребление, тем самым избежав перерасхода.

Ошибка 3. "Не читать" цифры

Каждый руководитель компании, собственник бизнеса должен уметь "читать" цифры, хотя бы иметь представление, на какие показатели обращать внимание. Смотря на цифры, можно сделать выводы, почему в этом месяце было перевыполнение плана или как на затраты повлияло появление нового поставщика. В какой момент маркетинговая активность стала давать результаты и есть ли взаимосвязь с продажами, увеличилась ли конверсия. В этом плане на помощь опять приходит автоматизация финансового учета.

Как избежать

Достаточно задаться вопросом, почему фактическая цифра отошла от плановой. Когда визуально в интерфейсе программы вам отображается информация по показателям PnL, Cash Flow, то легче принимать решения.

Один из наших клиентов не вел аналитику расходов. У него был крупный магазин одежды, но он не знал, сколько составляют сумма выплаченной зарплаты каждый месяц, сумма выплаченных налогов. Сколько расходов на тимбилдинги, корпоративы, маркетинговую кампанию. После того как автоматически вывели отчет из программы, он увидел, что проведенные маркетинговые акции никак не увеличили продажи, хотя затраты были увеличены вдвое от плановых показателей.

Как автоматизация финансов может вывести компанию на новый уровень

Во время январских событий в 2022 году, когда отсутствовал Интернет, многим приходилось работать офлайн. Однако для финансиста это большая проблема, потому что ручной сбор и обработка данных в принципе занимают несколько дней, а при отсутствии связи ситуация в работе с отчетностью существенно усложнилась.

Нам помогла автоматизация финансового учета в собственной разработанной корпоративной платформе "КУБ". Это автоматизированная финансовая аналитика, которую мы создавали вместе с разработчиками одной из компаний холдинга.

Настроили платформу так, что она может подключаться ко всем информационным системам и источникам данных разных компаний одновременно. Панель с показателями всегда работала. Все данные были в системе, мне оставалось верно их проанализировать и составить новый план действий.

На основе данных построили платежный календарь и все возможные прогнозы по развитию бизнеса. Так, нам удалось понять, что текущие показатели платформы и политические события не позволяют пока начать масштабирование.

С автоматизацией финансовых процессов появилось время на аналитику и стратегическое развитие компании. Мы стали работать над такими показателями, как рентабельность собственного капитала, повышение финансового левериджа. Задумались над тем, как привлечь льготное кредитование и получать гранты от государства. Например, в рамках получения льготного кредитования писали письма, готовили бизнес-планы, описания технико-экономических обоснований, посещали заседания и встречи по рассмотрению нашей заявки, дополнительные заседания по кредитному комитету. В итоге нам одобрили кредитную линию.

Когда рутинные финансовые процессы осталась позади, на основе твердых данных стали укреплять благосостояние компании. Также это позволило нам открыть два новых направления:

1) Финансовый консалтинг. Оказываем финансовые услуги компаниям-клиентам.

2) Цифровизация финансовых процессов сторонних компаний, чтобы высвобождать время финансовых сотрудников для анализа и прогноза.