Как понять что нужна автоматизация и оценить её пользу?

Каждый бизнес постоянно ищет способы ускорения роста и улучшения эффективности, и одним из ключевых решений является автоматизация. Но как узнать, пришло ли время автоматизировать именно ваш бизнес? Мы рассмотрим признаки, указывающие на необходимость автоматизации, и покажем, как правильно оценить потенциальную пользу от внедрения таких решений. Эта статья поможет вам принять обоснованное решение, опираясь на конкретные критерии и примеры.Чтобы решить, стоит ли вводить автоматизацию, выясним несколько ключевых вещей:

• Что представляет собой автоматизация?
• Какие задачи автоматизировать?
• Сколько ресурсов и времени уходит на задачи?
• Как часто возникают ошибки при выполнении задач?

Что представляет собой автоматизация?

Автоматизация — это замена ручного труда. Если чуть сложнее, то это интеграция технологических решений для упрощения и ускорения рабочих процессов. ВАЖНО, что это не “таблетка от всех болезней”. И ВАЖНО, что это не десяток красивых графиков, которые вдруг начали показывать циферки.

Например, если вы раньше считали на счётах, а теперь пересели на калькулятор или того хуже Excel, то вы автоматизировали простейшие математические процессы. Если еще и формул добавили, то у вас уже “зародыш” будущей ИС (информационной системы). А если еще и график вывели, то почти интегратор).

Или раньше была лестница, затем поставили эскалатор, после – лифт, а потом еще и связали все эти лифты в одно приложение, чтобы обслуживающий его Игорь, все по пунктикам делал и не когда захочет, а когда лифту надо.

Думаю, что это уже понятно. Но, хочу обратить внимание, что даже простейшие примеры приведены итерационно (последовательно). Не так, что сначала лестница, а затем резко “Матрица”. Указываю это, потому что чаще вопроса “а сколько стоит?”, мы слышим только “а можно автоматизировать сразу всю компанию?”.

И чтобы окончательно закрепить: «Автоматизация эффективных операций увеличивает эффективность, автоматизация неэффективных операций увеличивает неэффективность», – Билл Гейтс.

Собственно, переходим к практике.

Задачи, время и ресурсы. В чем выгода автоматизации?

Сначала поймем, как собрать список задач для автоматизации: Начните с аудита текущих процессов. Помните, что любой процесс состоит из 5 блоков:

1. Цель – какой результат процесса?
2. Шаги – как достигаем этого результата?
3. Участники – какие роли нужны для достижения результата?
4. Инструменты – что используем, чтобы достичь результата?
5. Метрики – как понимаем, что мы на верном пути?

После, выявите задачи, которые:

• Требуют значительного времени и ресурсов;
• Часто повторяются;
• Имеют высокий риск ошибок из-за человеческого фактора.

Затем, подсчитайте, сколько времени и ресурсов уходит на выполнение этих задач вручную. Это поможет понять потенциальную экономию от автоматизации.

Проанализируйте, как часто возникают ошибки в текущем процессе выполнения задач и каковы их последствия. 

Пример: 

Возьмем для примера следующую задачу: рассылка писем. Это рутинная работа, которую выполняет человек. Допустим, что на каждое письмо он тратит по 2 минуты, и отправлять нужно 240 писем каждый день. Человек потратит на это 480 минут = 8 часов за день. Также человеку необходима оплата труда 5 $/час, что добавляет в потраченные ресурсы денежный коэффициент.

Теперь рассмотрим эту задачу со стороны автоматизированного процесса рассылки писем. Все 240 писем отправляются автоматически системой в одно и то же время. Затрата времени - всего несколько секунд. Допустим, что разработка и внедрение автоматической рассылки писем займет 5 дней и будет стоить 250$.

Посчитаем выгоду (за 20 рабочих дней):

Затраты = (Время работы в часах за день) * (Количество рабочих дней в месяце) * (Ставка оплаты труда в час)

Человек работает 8 часов в день.

Затраты за день = 8 часов * 5 $/час = 40 $

Затраты за месяц = 40 $/день * 20 дней = 800 $

Затраты на автоматизацию = 250 $ (единоразово)

Выгода от автоматизации:

Выгода = 800 $ - 250 $ = 550 $

Если рассматривать автоматизацию в долгосрочной перспективе, то выгода будет расти. Чем дольше используется автоматизированный продукт, тем больше его выгода.

Посмотрите статью, она будет вам полезна: «Как снизить затраты на IT-разработку без потери качества?»

Как посчитать возврат инвестиций в автоматизацию?

Возврат инвестиций в автоматизацию (ROI) представляет собой показатель эффективности инвестиций в проекты по автоматизации.

ROI = (Прибыль от автоматизации - Затраты на автоматизацию) / Затраты на автоматизацию * 100%

Возьмем пример:

Прибыль от автоматизации = 500$

Затраты на автоматизацию = 250$

ROI = (500 - 250) / 250 * 100%

= 250 / 250 * 100%

= 1 * 100%

= 100%

В данном примере вложения в автоматизацию принесли прибыль равную 120% от изначальных затрат.

Как посчитать неявную выгоду от автоматизации?

Неявная выгода от автоматизации — это преимущества, которые трудно измерить или оценить в числовом выражении, но они могут значительно повлиять на эффективность.

Поскольку неявные выгоды трудно оценить количественно, для их измерения часто используют качественные методы. Например, можно провести опросы сотрудников до и после внедрения автоматизации для оценки изменения уровня их удовлетворенности работой.

Примеры неявной выгоды от автоматизации:

1. Улучшение качества работы

Автоматизация может привести к более стабильному и высокому качеству продукции за счет уменьшения человеческого фактора.

2. Повышение удовлетворенности сотрудников

Снижение рутины и уменьшение нагрузки на сотрудников может улучшить их общее благополучие и удовлетворенность работой.

3. Повышение лояльности клиентов

Улучшение качества продукции и обслуживания может привести к повышению удовлетворенности клиентов и их лояльности к бренду.

4. Укрепление имиджа компании 

Внедрение передовых технологий может улучшить восприятие компании на рынке, привлекая новых клиентов и партнеров.

5. Снижение риска ошибок

Автоматизация уменьшает вероятность ошибок, что может привести к снижению затрат на исправление ошибок и компенсацию ущерба.

6. Увеличение гибкости бизнеса

Автоматизированные системы легче масштабировать и адаптировать под изменяющиеся условия рынка.

Оценка неявной выгоды требует комплексного подхода, включая анализ данных, опросы и другие методы сбора информации, чтобы уловить и измерить эти менее очевидные преимущества автоматизации.

Практические советы от Sailet для успешной автоматизации

Успех автоматизации зависит от множества факторов. Взаимодействия и взаимопонимание заказчика с разработчиком также играет большую роль. К автоматизации тоже нужна подготовка.

Постановка целей

Поставьте цель, которую нужно реализовать. Чтобы все получилось, необходимо самому понимать, какой результат вы ожидаете.

Например, моя цель – автоматизировать процесс обработки заявок для ускорения работы и снижения вероятности ошибок. Я должен четко понимать, как обрабатывается заявка, все нюансы и какие пункты в обработке нужно автоматизировать.

Список бизнес-процессов

После того как мы поставили цель и знаем, чего хотим, нужно составить список бизнес-процессов.

Возьмем тот же пример с автоматизацией обработки заявок. Из каких пунктов состоит обработка заявки?

• Получение заявки.
• Регистрация и проверка заявки.
• Назначение ответственного.
• Обработка и мониторинг заявки.
• Завершение и уведомление клиента.
• Анализ и улучшение.

Анализ

Теперь нужно проанализировать все вводные. Какие из процессов будут автоматизировать, а какие нет? Сколько времени необходимо? Какая стоимость автоматизации?

Эти и другие факторы нужно учитывать. Подробнее в статье: “Стоимость IT-продукта: от идеи до выхода на рынок”.

Составление плана

Составляем план для достижения цели. Нам нужно продумать все поэтапно. Если мы рассматриваем пример обработки заявок, то план будет следующий:

• Оценка процесса.
• Выбор и настройка системы управления заявками.
• Интеграция существующих систем.
• Обучение персонала.
• Тестирование и отладка.
• Постепенное внедрение.
• Мониторинг и оптимизация.
• Обновление и развитие системы.

Понимание желаний

Тут речь идет про взаимодействие разработчиков и заказчиков. Заказчик должен четко передать свои желания, а ответственные их понять и реализовать. Нужны доверительные отношения.

Бывают случаи, когда заказчик не знает, что именно он хочет и просит сделать удобно и красиво. В таком случае ПМ-у не с чем работать, потому что нет никаких вводных. Чтобы избежать таких ситуаций, необходимо выстроить взаимосвязь.

Участие в процессе

Контролировать, наблюдать, комментировать – все это необходимо для успеха. Когда заказчик принимает активное участие в процессе разработки и всегда на связи, это не только ускоряет процесс, но и дает возможность контролировать, наблюдать и понимать.

Можете доверить процесс разработки нам оставив заявку на сайте. Еженедельные демо результата, гибкая система оплаты и полная прозрачность процесса.

Памятка «Успешная автоматизация»

Чек-лист для оценки необходимости автоматизации и её пользы:

• Перечислили все ключевые рабочие процессы. 
• Выделили задачи, требующие значительных временных и ресурсных затрат.
• Отметили задачи с высокой частотой повторения. 
• Отметили задачи с высоким риском ошибок из-за человеческого фактора.
• Оценили, сколько времени и ресурсов уходит на выполнение отобранных задач вручную. 
• Подсчитали стоимость этих ресурсов и времени для компании.
• Проанализировали частоту и типы ошибок в текущем процессе выполнения задач. 
• Оценили последствия этих ошибок для бизнеса. 
• Рассчитали потенциальную экономию времени и снижение затрат на ресурсы после автоматизации. 
• Оценили потенциальное снижение ошибок и улучшение качества работы.
• Оценили затраты на внедрение автоматизации.
• Сравнили затраты на автоматизацию с ожидаемой экономией и улучшением качества работы.
• Выбрали технологии и инструменты для автоматизации. 
• Разработали план внедрения автоматизации с учетом временных рамок и бюджета. 
• Определили KPI для оценки эффективности автоматизации. 
• Запланировали тестирование автоматизированных процессов перед полным внедрением. 
• Установили систему мониторинга для отслеживания работы автоматизированных процессов. 
• Регулярно анализировали результаты работы автоматизированных систем.
• Вносили коррективы для улучшения эффективности и качества автоматизации.

Пройдя по этому чек-листу, вы сможете объективно оценить, какие процессы в вашей организации стоит автоматизировать, а также понять потенциальную пользу и окупаемость таких инвестиций. Часть из этого, конечно же, можно и нужно делегировать подрядчику.