Как упорядочить финансы бизнеса без боли: учимся на распространенных ошибках

Потерянные деньги, падение прибыли, кассовые разрывы, медленное развитие бизнеса — такое случается с предпринимателями не только в результате каких-то глобальных ошибок и просчетов. Иногда самые простые действия, которые кажутся нормальными, приводят к финансовым сложностям.

Как же навести порядок в деньгах бизнеса и предотвратить такие ситуации? СЕО онлайн-сервиса учета финансов для современного бизнеса Finmap Александр Соловей рассказал о пяти распространённых ошибках предпринимателей в ведении финансов и способах их избежать.

Ошибка 1. Не разделять деньги бизнеса и личные финансы

Самая распространенная ошибка, особенно у начинающих предпринимателей. Обычно у них очень много идей и хочется все скорее реализовать, уделять максимум внимания клиентам, продукту, сервису… А вот о финансах и подумать некогда.

В результате нормальными становятся ситуации, когда предприниматель покупает что-то для бизнеса со своих личных денег. Либо принимает оплаты клиентов на свою карту. Из-за этого деньги смешиваются. Становится непонятно, сколько реально бизнес зарабатывает, тратит и что на самом деле происходит в компании.

Чтобы не создавать своими же руками хаос в финансах, четко разделите деньги бизнеса и свои собственные. Установите себе зарплату и внесите в статью расходов на оплату труда. Так вы сможете оценить реальное положение вещей.

А чтобы учет был проще, рекомендую делать 2 шага:

1. Начните фиксировать абсолютно все расходы и доходы бизнеса. Не держите информацию в голове либо в различных заметках. Соберите все данные в одном месте.

2. Используйте для ведения учета современные сервисы. Корректное ведение таблиц требует специальных знаний либо помощи финансиста. А вот автоматические сервисы для учета финансов помогают собрать данные о деньгах бизнеса в одном месте и фиксировать все операции буквально на лету. Например, с помощью Telegram-бота либо мобильного приложения.

Ошибка 2. Считать только "серьезные" расходы

Собственник агентства языковых переводов Ержан всегда учитывал доходы и расходы бизнеса. Однако каждый месяц какая-то сумма все равно уходила непонятно куда.

Когда Ержан автоматизировал процесс финансового учета, он увидел, что у бизнеса много мелких расходов. В этом ему помогло автоматическое импортирование данных из банковских выписок, благодаря чему он подтянул абсолютно все операции (доходы и расходы) за определенный период. В том числе, и мелкие платежи. Например, оплату сервисов и ПО для работы переводчиков, бухгалтера, контент-специалиста, а также покупку обучающих программ, банковские комиссии. Вместе эти небольшие расходы складывались в существенную сумму.

Чтобы не терять деньги таким образом, рекомендую не делить расходы на важные и мелкие. Учитывайте абсолютно все суммы, которые получает и тратит ваш бизнес. Только так вы будете видеть объективную картину финансов.

Ошибка 3. Считать прибылью все, что остается на счетах бизнеса на конце месяца

Веб-студия Амира 30 июня получила заказ на разработку сайта, клиент перечислил оплату. По договору работы должны были начаться 5 августа и завершиться 30 августа.

31 июня Амир уточнил у бухгалтера, нет ли у студии каких-то задолженностей по обязательным платежам. Получил ответ, что все отлично и никаких долгов нет. И решил все, что осталось на счету, забрать в качестве дивидендов.

Но 2 августа заказчик сайта написал Амиру и попросил вернуть предоплату. Планы изменились и разработку сайта нужно отложить. Однако на счету у студии нужной суммы не оказалось. Амиру пришлось возвращать предоплату со своих личных денег.

Чтобы таких ситуаций не происходило в вашем бизнесе, когда считаете прибыль, используйте метод начисления. Это метод учета финансов, когда операции (доходы и расходы) отражаются в учете по мере их возникновения, а не в момент оплаты, и относятся к тому отчетному периоду, когда была совершена операция.

То есть выручка (деньги, которые бизнесу оплатил клиент) считается по факту исполнения обязательств, а не по факту получения денег. Например, Амир получил предоплату 30 июля. Но выполнить и сдать работу студия должна была только 30 августа. Значит, оплату от клиента в качестве дохода Амиру стоило учесть только 30 августа, когда обязательство перед клиентом будет выполнено.

Ошибка 4. Не планировать финансы на будущее

Расул — основатель компании, которая производит полиграфическую продукцию: постеры, флаеры, брошюры, другие рекламные материалы. Заказов много, производство постоянно растет. При этом раз в несколько месяцев Расул регулярно попадает в кассовый разрыв (ситуация, когда у бизнеса временно не хватает денег, чтобы покрыть обязательные расходы). Как такое возможно?

Когда Расул проанализировал бизнес-процессы компании вместе с финансовым экспертом, выяснилось, что он всегда работает по постоплате. То есть, принимает заказ и, чтобы его выполнить, вкладывает в работу производства, материалы, выплату зарплат сотрудникам. А оплату получает только по готовности заказа. Когда же клиенты задерживают оплату либо попадается очень крупный заказ, компания Расула попадает в кассовый разрыв.

Чтобы в будущем избежать таких ситуаций, рекомендую внедрить регулярное финансовое планирование.

Вы можете завести Платежный календарь, куда заранее вписывать:

• Будущие расходы. К примеру, оплату аренды офиса, склада, производственного цеха, оборудования, налоги, зарплаты, подписки на сервисы, которыми пользуетесь для работы, погашение кредитов и т.д.
• Будущие доходы. К примеру, платежи от клиентов, которые находятся на ежемесячном обслуживании, выплаты по дебиторске (возврат задолженностей от ваших клиентов).

Благодаря регулярному финансовому планированию вы будете:

• Наперед знать, какие расходы вам предстоят, и оставлять нужные суммы на их погашение.
• Планировать доход бизнеса на будущее, а значит и рассчитывать ориентировочную прибыль.
• Предвидеть кассовые разрывы и вовремя предпринимать меры, чтобы их избежать или снизить негативные последствия.

Платежный календарь можно вести, например, в таблице, сервисах с календарями (например, Google Календарь) либо в специальных сервисах для учета финансов бизнеса.

Ошибка 5. Не отслеживать рентабельность каждого направления/проекта

Архитектурное бюро Амины ведет одновременно несколько проектов. Прибыль есть и, кажется, что бизнес развивается отлично. Однако, когда Амина решила систематизировать учет финансов, посчитать прибыль отдельно по каждому проекту и оценить их рентабельность, выяснилось, что некоторые проекты уже ушли в минус.

Такие ситуации, когда за счет одного или нескольких прибыльных проектов/направлений бизнес кажется прибыльным в целом, хотя в этот момент деньги утекают впустую, чтобы поддерживать убыточные направления, — не редкость.

Как не допустить такой ситуации в вашем бизнесе? Если у вас есть:

• несколько торговых точек;
• несколько проектов/клиентов или направлений бизнеса;
• в работе разные объекты (к примеру, в строительном бизнесе);
• филиалы/представительства в разных городах/странах.

Отслеживайте не только прибыль бизнеса в целом, но и прибыль каждого проекта. Фиксируйте все расходы на ведение этого проекта (например, на закупку всех материалов, получение необходимых документов, оплату работ специалистов, если это строительный бизнес) и все доходы по нему. Это можно делать вручную, с помощью таблиц. Либо автоматизировать с помощью специальных сервисов финучета для бизнеса. Выберите такой, у которого есть функционал учета финансов отдельно по проектам и автоматического подсчета прибыли.

Системный финансовый учет может казаться сложным и необязательным. Но именно он помогает поддерживать порядок в деньгах и сохранять финансовое здоровье бизнеса. А значит, не только избежать каких-то негативных ситуаций, но и качественнее развивать вашу компанию.

Проанализируйте, не допускаете ли вы в вашем бизнесе одну или несколько из этих 5-и ошибок. И, если обнаружите их, теперь с легкостью сможете все исправить.