Как управлять скрытыми данными и ROT

Неучтенный «мусор» может стоить вашей компании миллионы долларов.

Компании производят огромные объемы данных, но многие из них не знают, что скрытые данные обходятся им в миллионы долларов и подвергают большому риску угроз кибербезопасности. Предприятия считают, что сохранение всех их данных поможет снизить потенциальные риски, но верно и обратное. Чем больше у компании неучтенных данных, тем выше риск стать жертвой кибератаки. Когда вы ничего не знаете о своих данных, вы не знаете, что пропало. Пора перестать тратить деньги и пролить свет на ROT.

Забытые файлы

Избыточные, устаревшие и тривиальные данные, также известные как ROT и скрытые данные, монополизируют пространство на серверах вашей компании. К сожалению, правда заключается в том, что потенциал большинства данных скрыт. От 60% до 73% всех данных на предприятии не используются для аналитики.

Многие не знают, что отсутствие цели для ваших данных может стоить вашей компании миллионы. Чаще всего у компаний нет времени или ресурсов для просеивания своих данных, и в конечном итоге огромный объем файлов остается забытым навсегда.

Определение ROT и скрытых данных

Когда мы постоянно имеем дело с данными, наша естественная реакция — накопление, потому что мы уверены, что рано или поздно они нам могут пригодится. В итоге это часто приводит к созданию ROT и скрытых данных.

Избыточность — одна из основных растущих проблем с данными; мы привыкли сохранять несколько копий одного и того же набора данных. Избыточность обычно происходит, когда отсутствует интеграция между отделами, что в итоге приводит к потере данных.

Устаревшие данные потеряли смысл и больше не являются точными по прошествии времени. Некоторыми примерами этого являются хранение файлов данных от бывших клиентов, которые больше не применяются, что приводит к тому, что данные становятся тривиальными.

Тривиальные данные — это бесполезные данные, которые занимают ценное место на наших серверах и замедляют обработку. Этот тип данных обычно накапливается в результате повседневных задач и имеет тенденцию задерживаться в папках или рабочих файлах даже после ухода сотрудника. В отличие от типов данных, упомянутых выше, скрытые данные могут быть полезны для вашей компании.

Данные считаются "скрытыми", когда у вас нет для них стратегической цели. Понимание важности удаления ROT при использовании скрытых данных для достижения цели помогает повысить ценность вашей компании.

Издержки ROT и скрытых данных

Одной из проблем, с которыми сталкиваются компании в отношении ROT и скрытых данных, является их хранение. Хотя облако может показаться экономически эффективным решением, поскольку вы платите очень мало за гигабайт, избыточность и устаревшие данные быстро увеличивают ежемесячную плату за хранение. Компании покупают диск за диском для хранения данных, но через пять лет у вас кончается место и накапливается избыток дисков.

Если вы не знаете, какие данные у вас есть и где они находятся, ваша компания также подвергается высокому риску утечки данных. Некоторые из этих данных могут храниться за пределами защищенных файловых систем, на которые хакерские группы могут легко нацелиться, если у вас есть неучтенные данные. Особенно это происходит, когда сотрудники делают копии файлов.

Иногда для этого требуется только общий файл между серверами, содержащий конфиденциальную информацию, что приводит к дорогостоящим судебным разбирательствам. Когда организация управляет своими данными, дорогостоящей ошибкой, которую можно избежать, является уплата штрафов за соблюдение требований из-за того, что данные потребителя были скомпрометированы во время утечки данных.

Работа сотрудников значительно замедляется из-за просеивания старых, избыточных и тривиальных данных, что означает потерю драгоценного времени, затрачивающего ресурсы компании. Недавний опрос показал, что 54% ​​офисных сотрудников тратят время на поиск столь необходимых файлов в загроможденных системах.

Наличие большого количества ROT для просеивания также увеличивает вероятность ошибки сотрудника при отправке устаревшей информации клиентам, что тратит время компании на попытки исправить ошибку. Когда производительность снижается, ресурсы тратятся впустую.

Решение для управления ROT и скрытыми данными

Компании могут значительно сократить расходы, проливая свет на свои данные — выявляя избыточные файлы, устаревшие файлы и мусор. А оставлять свои данные в неведении означает упускать возможности, которые могли бы привести к увеличению дохода.

Компании могут контролировать свои данные с помощью интеллектуальных платформ управления данными, которые помогают удалять ROT и сортировать теневые данные. Эти платформы помогают анализировать неструктурированные данные и проливают свет на то, что следует сохранить, удалить или отсортировать. Когда вы берете под контроль свои данные, вы повышаете ценность и безопасность своей организации.