Не стоит платить за прошлое: почему бизнесу важно обновлять ERP-системы
ERP-системы составляют ядро операционного управления бизнеса, которое связывает финансы, производство, запасы, продажи и инвестиции. Что делать, если решение устарело, и компания рискует оказаться в плену ручных процессов, раздробленных данных и постоянных операционных «пожаров» – рассказывает Александр Кондратов, руководитель практики ERP-систем компании Axellect.
Технический долг
Еще в 2020 году аналитики McKinsey & Company фиксировали тревожную тенденцию. ИТ-директора крупных компаний сообщали, что до 20% бюджета на развитие новых продуктов уходит не на инновации, а на обслуживание так называемого «технического долга» – затратами, связанными с устаревшим программным обеспечением. По их оценке, сам объем этого долга достигал 20–40% от совокупной ценности технологического портфеля организации.
С годами ситуация становится все более тяжелой. Цифровые ландшафты усложняются, а зависимость бизнеса от устаревших ERP-систем растет. Каждое изменение требует ручного кодирования, тестирования и «героизма» сотрудников. Исследования Gartner и BCG за 2023–2024 годы подтверждают: доля ИТ-бюджета, уходящая на поддержку устаревших платформ, стабильно растет, тогда как инвестиции в развитие новых решений продолжают сокращаться.
Во многих казахстанских компаниях уровень технического долга сегодня высок. В то же время, весь мир переходит к гибким архитектурам, адаптированным под новые технологические тренды. Такой разрыв напрямую влияет на конкурентоспособность, безопасность и степень управляемости бизнеса: организации, застрявшие в «унаследованных» (legacy) ИТ-системах, теряют способность быстро адаптироваться к изменениям в экономике и нормативной базе.
Вопрос безопасности
Старые ERP-системы не соответствуют современным требованиям безопасности и аудита, поскольку в них часто отсутствуют механизмы централизованного управления доступами, шифрования критичных данных и журналирования действий пользователей.
Согласно исследованию PwC, около 30% утечек данных связаны с уязвимостями в устаревших корпоративных системах: легаси-платформы плохо интегрируются с современными средствами кибербезопасности, такими, как SIEM, DLP, IAM, SOC-мониторингом, что делает их слабым звеном в архитектуре защиты.
Для компаний с высокой регуляторной нагрузкой, например, из финансовой отрасли, энергетики, добычи или госсектора, вопрос безопасности представляет собой не только ИТ, но операционные, репутационные и юридические риски.
Поэтому, при обновлении ERP-систем, крупные предприятия уделяют особое внимание ее интеграции с контурами безопасности и выстраиванию сквозных политик доступа и мониторинга, а не полагаются на «встроенную защиту» платформы.
Слабое управление бизнесом
В теории ERP должна интегрировать данные и процессы различных отделов в единой программной среде, что призвано обеспечить руководству компании мощную ИТ-поддержку управленческих решений и серьезную конкурентоспособность.
Исследование Accenture Replatforming for Resilience показывает: компании, которые обновили ядро системы и централизовали ключевые данные, сокращают длительность цикла подготовки управленческой отчетности и уменьшают объем ручных корректировок почти вдвое. Решения принимаются на основе достоверных данных, а не интуитивно.
Основной же симптом устаревшей ERP заключается в ручной работе там, где должны быть алгоритмы: закрытие финансового периода через Excel, согласование договоров и платежей в почте и мессенджерах. Но даже десятки Excel-файлов не дают надежной базы для управления и развития.
Руководство множества компаний и предприятий следуют формуле «Работает — не трогай». Но стоимость подхода «не трогать» растет ежегодно. Старые базы не масштабируются, новые модули не интегрируются, а каждый апдейт превращается в проект на месяцы.
Аналитики Gartner, McKinsey и BCG отмечают: по мере старения платформы совокупная стоимость владения (TCO) увеличивается из-за роста расходов на сопровождение, нехватки специалистов и усложнения кастомизаций. Отложенная модернизация повышает риски миграции — каждый год ожидания добавляет новые зависимости и несовместимости данных.
Но и переход на новую ERP – задача не из простых.
Как избежать ошибок
Опыт показывает, что попытка заменить ERP «в лоб» – наиболее часто встречающаяся и серьезная ошибка бизнеса. Не все решения, созданные в старой системе, могут быть перенесены в новую без переработки.
Также может потребоваться переделка или адаптация интеграций со сторонними системами. Например, Excel, программами учета кадров и заработной платы или BI.
Современная практика заключается в поэтапной миграции с приоритетом по бизнес-эффекту:
● Диагностика и карта процессов: выявление ручного труда, дублей и узких мест;
● Приоритезация: выбор ключевых процессов, где автоматизация даст максимальный эффект;
● Vendor Selection: подбор системы и партнера по четким критериям, например, локализация, совместимость, TCO, экосистема, стоимость;
● Очистка и миграция данных: без этого любая новая ERP станет «грязной копией» старой;
● Дорожная карта перехода и вовлечение пользователей: планирование поэтапного перехода, вовлечения бизнес-пользователей для минимизации риска отторжения, а также обучения новым возможностям системы.
Замена ERP — драйвер зрелости бизнеса
Модернизация ERP является не столько обновлением программного обеспечения, сколько проверкой бизнес-дисциплины, поскольку такой проект всегда заставляет пересмотреть роли, выстроить культуру работы с данными, стандартизировать процессы, внедрить единые регламенты.
Современные ERP-системы задают новый уровень менеджмента. Когда данные поступают напрямую из системы, где каждая цифра имеет источник, владельца и временную метку, это позволяет отслеживать исполнителей и причины отклонений от заданных значений в режиме реального времени. И тогда совещания из «разбора полетов постфактум» превращаются в инструмент оперативного управления.
Экономические эффекты можно измерить в цифрах. Например, по нашему опыту компании с современными ERP тратят в 2 раза меньше на процесс снабжения и получают до 30% больше экономии. В части операционной эффективности достигают 10–20% сокращения складских запасов и 15–25% регулярной экономии, внедряя онлайн-планирование и сегментацию запасов.
Обновление ERP-системы всегда становится масштабным проектом, требующим значительных инвестиций, времени и активного участия бизнеса. Однако откладывать модернизацию в долгосрочной перспективе — существенно дороже, чем пойти по этому пути:
● Недостаток информации в реальном времени приводит к потере 3–5% потенциальной экономии — это прямые упущенные выгоды из-за медленных процессов, отсутствия аналитики и несвоевременных данных.
● Несоблюдение условий контрактов (из-за ручной работы и разрозненной информации) приводит к недополучению около 30% экономии в закупках. Это огромная цифра для крупных холдингов Казахстана, где совокупный объём закупок измеряется сотнями миллионов долларов.
● Компании, которые не автоматизировали стратегические, тактические и транзакционные закупочные процессы, вынуждены тратить до 47% ресурса персонала на рутину, тогда как у компаний-лидеров этот показатель снижен до 20%.
Для Казахстана, где многие крупные предприятия всё ещё зависят от разрозненных данных и ручных процессов, ERP-модернизация — фактически переход к управляемой, прозрачной операционной модели мирового уровня.
Переход на новую ERP — это не вопрос «моды на цифровизацию», а экономически обоснованный шаг, позволяющий сохранить конкурентоспособность, сократить риски и создать основу для управляемого роста.