Тайм-менеджмент: Уақытты тиімді басқарудың құпиялары
Қазіргідей қарбалас өмірде уақытты дұрыс басқару – табысқа жетудің жолы. Егер үнемі уақыт жетпей, тапсырмаларды орындай алмай, стреске түсіп жүрсеңіз, онда тайм-менеджмент принциптері сізге көмекке келеді. Бұл мақалада біз уақытты тиімді басқарудың негізгі әдістерін қарастырып, кеңестер ұсынамыз.
Уақытты басқарудың қандай қажеттілігі бар
Жалпы уақытты басқару істерді жоспарлап, өнімділіктіарттыруға және аз уақыт ішінде көп нәрсеге үлгеруге көмектеседі.
Егер сіз уақытты тиімді пайдалансаңыз:
− жеке тиімділік артады;− мақсаттарға жету оңай және жылдам болады;− стресс деңгейі төмендейді;− жұмыс пен өмірдің тепе-теңдігін табасыз;− көбірек демалып, өзіңізді дамытасыз.
Неден бастау керек
1. Мақсат қою және басымдықтарды анықтау
Алдымен, өзіңізге нақты мақсаттар қойыңыз. SMART қағидасы бойынша (Specific-нақты; Measurable-өлшенетін; Achievable-қолжетімді; Relevant-маңызды;Time bound-уақыты белгіленген) мақсаттарды белгілеу – уақытты тиімді пайдаланудың басты қадамы. Әрі қарай, басымдықтарды анықтап, ең маңызды істерге назар аударыңыз. Эйзенхауэр матрицасы бұл процесті жеңілдетуге көмектеседі.
Эйзенхауэр матрицасы дегеніміз не?
Эйзенхауэр матрицасы – тапсырмаларды маңыздылығы мен шұғылдығына қарай бөлудің тиімді құралы. Бұл әдіс төрт категорияға негізделген:
1. Маңызды және шұғыл тапсырмалар – дереу орындау қажет.
2. Маңызды, бірақ шұғыл емес тапсырмалар – жоспарлау керек.
3. Шұғыл, бірақ маңызды емес тапсырмалар – мүмкіндігінше басқа адамға тапсыру керек.
4. Маңызды емес және шұғыл емес тапсырмалар – уақытыңызды босқа кетірмеу үшін олардан бас тарту керек.
Осы әдісті қолдана отырып, сіз қандай тапсырмаларға басымдық беру керек екенін түсініп, уақытты тиімді пайдалана аласыз.
2. Жоспарлау және уақыт кестесін құру
Күнделікті, апталық немесе айлық жоспар құру – өнімділікті арттырудың маңызды құралы. Күнделікті тізім жасағанда, тапсырмаларды маңыздылығы бойынша реттеңіз және әр іске нақты уақыт бөліңіз. Бұл үшін Google Calendar, Todoist, Trello секілді цифрлық құралдарды пайдалануға болады.
3. "Помодоро" техникасы
Бұл әдіс уақытты тиімді бөлуге көмектеседі. Оның мәні – 25 минут жұмыс істеп, 5 минут демалу. 4 циклден кейін ұзақ үзіліс (15-30 минут) жасау ұсынылады. Бұл әдіс өнімділікті арттырып, мидың шаршауын азайтады.
4. "80/20" қағидасын пайдалану
Парето принципіне сәйкес, сіздің әрекеттеріңіздің 20%-ы нәтижелеріңіздің 80%-ын береді. Сол себепті ең көп пайда әкелетін тапсырмаларға басымдық беріңіз.
5. Көп тапсырмаға бөлінуден бас тарту
Бір уақытта бірнеше жұмысты орындау өнімділікті төмендетіп, қателіктерге әкелуі мүмкін. Бір тапсырмаға толық назар аудару арқылы уақытты тиімді пайдаланып, сапалы нәтиже ала аласыз.
6. Демалыс пен жеке уақытты ұмытпау
Үздіксіз жұмыс істеу күйзеліс пен мотивацияның төмендеуіне әкеледі. Өзіңізге үзіліс жасауға мүмкіндік беріңіз, физикалық белсенділікпен айналысыңыз және хоббиге уақыт бөліңіз.
7. "Жоқ" деп айтуды үйрену
Өзіңізге маңызды емес немесе қажетсіз тапсырмаларға "жоқ" деп айта білу – уақытты үнемдеудің негізгі тәсілдерінің бірі. Өзгелердің өтінішіне шек қойып, өзіңізге пайдалы міндеттерге назар аударыңыз.
Тайм-менеджментті үйрену жолдары
Тайм-менеджментті меңгеру үшін тұрақты әдеттер қалыптастыру қажет:
• Күнделікті жоспар жасауға уақыт бөліңіз.
• Күннің ең өнімді уақытын анықтап, маңызды тапсырмаларды сол уақытқа жоспарлаңыз.
• Уақытты талап, қай әрекеттеріңіз қажетсіз, уақыт шығыны екенін байқаңыз.
• Мотивацияңызды арттыру үшін жетістіктеріңізді белгілеп отырыңыз.
• Бейімделгіш болыңыз – жоспарларыңызды қажетіне қарай өзгертуге үйреніңіз.
• Өзіңізге демалыс беруді ұмытпаңыз, себебі дұрыс тынығу өнімділікті арттырады.
Тайм-менеджментті енгізу: Битрикс24 және басқа құралдар
Тайм-менеджментті сәтті енгізу үшін заманауи құралдарды пайдалану маңызды. Битрикс24 – уақытты басқаруға көмектесетін тиімді платформа. Ол:
• Жобаларды жоспарлауға;• Тапсырмаларды бөліп, бақылауға;• Жұмыс процестерін автоматтандыруға;• Командалық жұмыс пен коммуникацияны жақсартуға мүмкіндік береді.
Сонымен қатар, Asana, Notion, Monday.com секілді басқа да платформалар өнімділікті арттыруға көмектеседі. Қайсысын таңдасаңыз да, ең бастысы – оны күнделікті жұмысыңызға жүйелі түрде енгізіңіз.
Қорытынды
Тайм-менеджмент – бұл тұрақты тәжірибе мен дағдыларды дамыту процесі. Уақытты тиімді басқару арқылы сіз тек өнімділігіңізді арттырып қана қоймай, өзіңізді аз стресске ұшыратасыз. Қандай әдісті қолдансаңыз да, ең бастысы – жоспарлы болу және өз уақытыңызға саналы түрде қарау!