Жобаларды қалай тиімді жоспарлау керек?

Кез-келген менеджер жоба сәтті және уақытында аяқталуы үшін оны басында дұрыс жоспарлау өте маңызды екенін біледі. Осы тұста оларға Гант диаграммасы көмектесе алады. Мақалада оның не екенін, қалай пайдалану керектігін және Гант графигін онлайн режимінде қалай құруға болатынын айтамыз.

Жобалық жұмыстарда айқындық жетіспей, ал міндеттерді басқару хаосқа айналып жатады. Қызметкерлер жобаның қай кезеңде екенін білмейді немесе не үшін орындайтынын, орындағаннан кейін не болатынын түсінбейді. Әр кездесудің басында менеджер жоба барысын егжей-тегжейлі түсіндіргендіктен жиналыстар ұзаққа созылады. 

Осы мәселелерді реттеуге Гант диаграммасы таптырмас құрал, ол бизнесті ретке келтіруге, жұмыс барысын ашық және бүкіл командаға түсінікті етуге көмектеседі. Жұмыс кезеңдерін, қанша уақыт алатынын және ең жақын уақытта не істелуі керектігін көрсетеді.

Гант диаграммасы дегеніміз не

Гант диаграммасы – бұл жобаның орындалу барысы мен хронологиясын көрсететін жобаны жоспарлау құралы. Графикте күнтізбе бар, онда жоба және міндеттердіңбасталуы, әр кезеңнің аяқталу күні белгіленеді, сондай-ақ олардың ұзақтығы мен қиылыстары, осы міндеттерге жауапты қызметкерлер көрінеді.

Егер команда диаграмманы қолданса, басшылар еске салуға және міндеттерді қоюға уақыт жұмсамайды – қызметкерлер әр кезеңде олардан не талап етілетінін және жұмысты қандай мерзімге аяқтау керектігін көреді.

Гант диаграммасы қайда қолданылады және кімге қажет

Гант диаграммасын жобалық тәсілмен жұмыс істейтін кез келген жерде пайдаланылады. Мысалы, сайттарды немесе бағдарламалық жасақтаманы әзірлеу, сәулет немесе дизайн жобасын құру, іс-шараны ұйымдастыру кезінде. Бұл құрал әмбеба – маркетологтар, құрылысшылар, консалтинг, сақтандыру, PR салаларында пайдалы.

Көбінесе диаграмма Waterfall әдіснамасында қолданылады. Бұл жобаны жоспарлау әдісі, онда жұмыс кезеңдері нақты бөлініп, дәйекті түрде жүреді: жаңа кезең алдыңғы кезең аяқталған кезде ғана басталады. Мысалы, алдымен сайттың мақсатты аудиториясын талдап, содан кейін оған мәтін жазу керек.

Agile әдістемесінде немесе икемді әзірлеуде Гант диаграммасын спринттерді – жоба жұмысының жеке кезеңдерін жоспарлау үшін пайдалану ыңғайлы. Мұндай модельде бірнеше міндет қатарынан орындалады: мысалы, сайттың фирмалық стилін дамытып, оған мәтіндер жазады.

Гант диаграммасын қалай құруға болады

Гант диаграммасын құрудың принципі бірдей – қай құралды қолдансаңыз да, негізгі қадамдар өзгермейді. Мұнда жобаны тиімді жоспарлау үшін қажет бес негізгі кезеңге назар аударамыз: 

1-қадам. Жобаның мерзімдерін белгілеңіз

Ең алдымен, жобаның нақты басталу және аяқталу күндерін анықтап алыңыз. Осы даталарды диаграммаға енгізіп, уақыт шкаласын ай, апта немесе күн бойынша бөлшектеңіз. Бұл кезең жалпы уақыттық құрылымды жасауға көмектеседі.

2-қадам. Жобаның кезеңдері мен міндеттерін анықтаңыз

Жобаны ірі блоктарға немесе негізгі кезеңдерге бөліңіз. Әр кезеңді нақты әрі ұсақ міндеттерге жіктеңіз.

3-қадам. Кезеңдер арасындағы байланысты белгілеңіз

Қай міндеттерді қатар орындауға болады? Қай міндеттер алдыңғылары аяқталмайынша басталмайды?

Міне, осы кезеңде сіз жобадағы тәуелділіктерді анықтайсыз және процестің реттілігін белгілейсіз.

4-қадам. Аралық мерзімдер мен бақылау нүктелерін енгізіңіз

Әр кезеңнің аяқталу мерзімін, ал мүмкін болса — жеке міндеттің де мерзімін диаграммаға енгізіңіз. Бұл команданың не және қай мерзімге дейін орындалуы тиіс екенін анық көруіне көмектеседі.

Кестені міндетті түрде командамен бөлісіп, жауапты адамдармен келісе отырып нақтылаңыз.

5-қадам. Диаграмманы үнемі жаңартып отырыңыз

Жоба барысында өзгерістер болуы мүмкін – мерзімдер жылжиды, жаңа тапсырмалар қосылады немесе жауаптылар ауысады. Осы өзгерістерді диаграммаға уақытылы енгізіп отыру маңызды. Бұл командалық жұмыстың ашықтығын сақтайды және уақытылы әрекет етуге мүмкіндік береді.

Қандай құралдарды пайдалануға болады

Гант диаграммасын қағазға қолмен салуға да болады, бірақ цифрлық құралдар әлдеқайда ыңғайлы және тиімді:

• Excel / Google Sheets — қарапайым жобаларға қолайлы, бірақ қолмен жаңартуды талап етеді.

• Битрикс24, Notion, ClickUp, Trello — орта және ірі жобаларға арналған заманауи құралдар.

• Wepik, Prezo, Slidebean — көркем әрі автоматты презентация жасау үшін жақсы таңдау.

Битрикс24 жүйесінде Гант диаграммасын қалай құруға болады

Егер сіз Битрикс24 жүйесінде жұмыс істесеңіз:

• «Міндеттер мен жобалар» бөліміне өтіңіз.

• Жоғарғы оң жақ бұрыштағы «Гант» жолын таңдаңыз.

• Барлық міндеттер автоматты түрде диаграммаға түседі.

Битрикс24 диаграмманың мынадай мүмкіндіктерін ұсынады:

✓ Міндеттерді тікелей диаграммада басқару.

✓ Дедлайндарды орнату және өзгерту.

✓ Міндет мәртебесін бақылау.

✓ Автоматты еске салғыштар және түспен белгілеу (қызыл – мерзімі өткен, қара – орындалып жатқан).

✓ Жұмыс күндерін есепке алу/есепке алмау.

Гант диаграммасын өз командаңызға қалай енгізуге болады

1. Қызметкерлерге нақты пайдасын түсіндіріңіз

➢ Компания үшін емес, әр қызметкер үшін пайдалы жағын көрсетіңіз

➢ Кішігірім міндеттер ұмытылмайды

➢ Дедлайнды сақтау жеңілдейді

➢ Жұмыстың бүкіл барысы көз алдында болады

2. Команданың проблемаларын шешуге бағыттаңыз

Мысалы:

➢ Кім не істеп жатқанын білмейді → Гант диаграммасы түсінік береді

➢ Уақытша жоспар жоқ → диаграмма тәртіпке келтіреді

➢ Бір тапсырманы бірнеше адам істеп жатыр → міндеттер нақты бөлінеді

3. Қатысуға мүмкіндік беріңіз

➢ Қызметкерлерге өздеріне диаграмма құруды ұсыныңыз

➢ Құралды бірге сынап көріңіз

➢ Кері байланыс сұраңыз – не қиын, не ұнады?

4. Аздан бастаңыз

➢ Алдымен шағын жобаға немесе бір бөлімге қолданыңыз

➢ Үйреніп алғаннан кейін – кеңейтіңіз