HR-бөлімінің жұмысын жеңілдету жолдары: автоматтандыру арқылытиімділікті арттыру
HR саласы соңғы жылдары үлкен өзгерістерді бастан өткеріп жатыр. Компаниялар тез дамып, жаңа қызметкерлерді жалдау, бейімдеу және қолдау қажеттілігі артып келеді. Алайда HR-мамандардың көп уақыты деректерді қолмен енгізуге, құжаттарды рәсімдеуге, өтінімдерді өңдеуге кетеді. Нәтижесінде стратегиялық жұмысқа – қызметкерлердің дамуына, корпоративтік мәдениетке, мотивация жүйесіне көңіл бөлуге уақыт жетпей жатады.
Автоматтандыру – HR қызметін жеңілдетіп қана қоймай, команданың жалпы тиімділігін арттыратын маңызды құрал. Бұл мақаламызда HR-процестерді қалай оңтайландыруға болатынын және автоматтандырудың компанияға қандай артықшылық әкелетінін қарастырамыз.
HR-процестерді автоматтандыру дегеніміз не?
Автоматтандыру – қызметкерлердің қайталанатын, бірдей тапсырмаларын арнайы бағдарламалар мен сервистерге беру тәсілі. Сандық құралдар кішігірім және маңызды емес міндеттерді орындайды, мұның өзі күнделікті істі азайтады. Мысалы:
• Автоматты түрде сұхбатқа шақыру, рұқсат немесе ұсыныс хаттарын жіберу.
• Жаңа қызметкерлердің деректерін келісімшарттарға енгізу және құжаттарды тексеру.
• HR-аналитика мен HR Business Partner қызметкерлеріне жалдау, кадр айналымын бақылауды жеңілдету.
• Қызметкерлерге міндетті курстар мен нұсқаулықтарды жіберу.
Автоматтандыруды қашан енгізу қажет
Шағын компанияларда кадр процесін бір HR немесе басшы өз мойнына алады. Excel-құжаты жеткілікті болады. Дегенмен штат өскен сайын, міндеттер көбейеді. HR-маманы тапсырмаларды орындауға үлгермей, құжаттар мен өтінімдер ұзақ өңделіп, қызметкерлер жаңа адамдарды күтіп ұзақ уақыт жұмыс істемей, басшылар нақты деректерге сүйенбей шешім қабылдап жатса, демек автоматтандыруды енгізетін уақыт жетті.
Қандай HR-жұмыстарды автоматтандыруға болады
Автоматтандыру және цифрландыру HR мамандарына жұмыс барысын жылдамдатуға және жүйелеуге көмектеседі. Біз Битрикс24 платформасында қандай мәселелерді шешуге болатынын айтамыз:
1) Жұмысқа алу тәртібі
• Барлық кандидаттар бір канбан-тақтада көрінеді.
• Әр үміткердің қай кезеңде тұрғаны анық.
2) Кандидаттармен байланыс
• Битрикс24-те боттар хабарламаларды автоматты түрде жібереді.
• Хабарламалар тарихы кандидаттың жеке картасында сақталады.
3) Құжаттарға қол қою
• HR-бот құжаттарға қол қою керектігін еске салады.
• Электронды қол қойылған құжат автоматты түрде жеке ісіне қосылады.
4) Жаңа қызметкерлерді бейімдеу
• Маман бірінші тапсырмасының үлгісін жасайды: ережелерді оқу, жүйелерге тіркелу.
• Қызметкер корпоративтік порталдан ақпаратты өз бетімен меңгереді.
Автоматтандыруды енгізу жолы
Жұмыс барысын толықтай автоматтандыру – шынында да қымбат әрі ұзақ мерзімді процесс. Әр жүйені енгізу алдын ала талдауды, уақытты және ресурсты талап етеді. Сондықтан компанияға бірден үлкен өзгеріс енгізудің қажеті жоқ. Біз басшыларға жұмысқа зиян келтірмей, қызметкерлерді қиындыққа салмай, цифрлық құралдарды кезең-кезеңімен, жеңіл түрде енгізуге болатын тиімді қадамдарды ұсынамыз.
1. Не автоматтандыру керегін анықтау
2. Нарықты зерттеу
3. Баға мен мүмкіндіктерді салыстыру
4. Сервисті сынақтан өткізу – демо немесе тегін тариф арқылы5. Жүйені баптау
6. Қызметкерлерді бағдарламада жұмыс істеуге оқыту
7. Масштабтау және бақылау – кері байланыс жинау, статистиканы қарау.
HR-процестерді автоматтандыру команданы әдепкі жұмыстардан босатып, стратегиялық жобаларға назар аударуға мүмкіндік береді. Сонымен қатар уақытты үнемдеп, компанияның жұмысына жүйелейді.