Как начать участвовать в тендерах

Тендеры и платформы закупок — один из каналов дохода как для крупных, так и для небольших компаний. Но молодым предпринимателям, которые только выходят на рынок, тендеры могут показаться слишком сложной сферой. Отчасти так и есть, поэтому хочу помочь читателям разобраться и сделать первые шаги. В статье рассказываю, что собой представляют тендеры, где проводятся, какие документы подготовить в первую очередь. В конце дам несколько советов для новичков.

Что такое тендер

Тендер — это конкурс, в котором участвуют поставщики. С помощью конкурса заказчик выбирает поставщика для выполнения услуг или поставки товаров. Например, услуг клининга в бизнес-центре или поставки партии мебели для нового филиала.

Зачем нужны тендеры

С помощью тендеров компании находят товары и услуги на выгодных условиях. Для поставщиков тендеры это один из каналов дохода, где нередко находятся крупные заказы. 

Когда нужно купить, например, бытовую технику, обычное физлицо покупает ее в любом магазине. С госорганами и квазигосударственными компаниями сложнее. Госорганы не могут просто открыть «Каспи-магазин» или найти товар в поисковике. Закупки госорганов регулирует закон Республики Казахстан «О государственных закупках». 

Группа компаний «Самрук-Казына» тоже не закупается у случайных продавцов. Закупки Фонда регулирует Порядок осуществления закупок АО «ФНБ “Самрук-Қазына”».

Квазигосударственные компании, например, АО «Байтерек» или АО «Национальные информационные технологии» официально проводят закупки на Евразийском электронном портале. Закупки квазигосударственного сектора регулируются Законом «О закупках отдельных субъектов квазигосударственного сектора».

Кто может участвовать в тендерах

Любые компании могут подавать заявки на участие в закупках. ИП конкурируют наравне с юрлицами, ограничений по форме собственности для участников нет. Например, на Евразийском электронном портале участвуют даже иностранные компании. Размер организации не имеет значения, каждая организация подбирает лоты по своему профилю и сумме поставки.

Где искать тендеры

Госорганы, квазигосударственные компании, компании, входящие в ФНБ «Самрук-Казына», проводят закупки на специализированных платформах. Закупки этих компаний больше нигде не публикуются. Расскажу о трех самых больших порталах в Казахстане.

Евразийский
электронный портал

Кто закупается: квазигосударственные компании, субъекты естественных
монополий, учреждения образования и медицины, частные коммерческие организации.

Портал
государственных закупок

Кто закупается: министерства, комитеты, акиматы, суды и т. д.

Портал
закупок «Самрук-Казына»

Кто закупается: группа компаний АО «Самрук-Қазына», например, предприятия нефтегазового, химической и атомной промышленности, горно-металлургического комплекса, энергетики и недвижимости.

Как подготовиться к закупкам

Подготовьте ЭЦП

ИП и юрлица входят на портал закупок по электронной подписи, поэтому скачайте приложение NCA Layer. Иногда в самый неподходящий момент выясняется, что срок действия ЭЦП истёк, и тогда подача заявки может сорваться. Проверьте заранее срок действия ЭЦП.

Подготовьте обеспечение заявки 

Некоторые заказчики просят банковскую гарантию, а для участия в закупках квазигосударственного сектора нужно пополнить электронный кошелек либо выпустить электронную банковскую гарантию.

Изучите конкурсную документацию

Заказчик в спецификации может предъявлять дополнительные условия, поэтому изучайте документацию тщательно, чтобы выполнить все условия по договору. Например, по условиям заказчика ваши сотрудники должны быть в штате не менее года, то есть для выполнения работ нельзя привлечь подрядную организацию. 

Если вам нужно поставить партию товара в другой город, то учитывайте стоимость логистики. Доставка тоже стоит денег, и эти затраты на вашей стороне. Заранее посчитайте, выгодно ли вам делать поставку в другой город, чтобы не сработать в убыток. К тому же, вы должны выполнить обязательства в срок, так как за просрочку начисляются пени и штрафы.

Убедитесь в финансовой устойчивости своей организации

Проверку на финустойчивость проходят поставщики, участвующие в закупках способом тендера,, если сумма закупки превышает 48 000 МРП. 

Как оценивается финансовая устойчивость:

• Доходы поставщика последние три года, предшествующих предыдущему, составляют более 400 000 МРП или 1/2 от стоимости закупки.
• Показатель уплаченных налогов в течение трех лет, предшествующих предыдущему году, составляет не менее 3% от доходов за тот же период.
• Среднегодовая стоимость основных средств поставщика в течение трех лет, предшествующих предыдущему году, составляет более 400 000 МРП или не менее 1/15 от стоимости закупки.
• Фонд оплаты труда работников в течение трех лет, предшествующих предыдущему году, составляет более 400 000 МРП или не менее 1/15 от стоимости закупки. Более развернутая информация о финансовой устойчивости изложена в п. 29 Правил закупок квазигосударственного сектора РК.

Какие документы подготовить

На стартовом этапе на порталах могут понадобиться свидетельство о государственной регистрации или учредительные документы юрлица. Соберите также документы, подтверждающие опыт работы, штатное расписание, сертификаты и дипломы сотрудников. Подготовьте документы заранее, чтобы не искать документы в последний момент перед истечением срока подачи документов.

Как победить в тендере

Никаких хитростей и лайфхаков не существует, современные электронные закупки — достаточно открытый процесс. Дам несколько советов для начинающих. 

• Предлагайте лучшую цену, условия и товар. Предложите более краткие сроки поставки, лучшие характеристики товаров по той же цене. К примеру, заказчик просит компьютеры Core i5, а у вас на складе лежат компьютеры Core i7 по той же цене. Для заказчика это заманчивое предложение.
• Откликайтесь только на профильные тендеры. Не тратьте время на тендеры, не соответствующие деятельности вашей организации. Например, если вы устанавливаете автоматику для ворот, не нужно брать тендер на установку окон, рассчитывая привлечь сторонних монтажников. Если взяться за работу не из своей сферы, то поставщик рискует не успеть в срок или сделать работу некачественно.
• Существует миф, что заявки лучше подавать в последний момент, за час или даже за пять минут до конца приема заявок. Опытные подрядчики считают, что так лучше, потому что ценовые предложения могут быть скомпрометированы, а конкуренты просто подадут заявку на пару тенге дешевле и выиграют конкурс. Но это не так.

Например, на Евразийском электронном портале все ценовые предложения зашифрованы до момента вскрытия. Это значит, что никто не сможет подсмотреть и передать другим ценовые предложения от поставщиков — это технически невозможно. Ценовые предложения не видит никто: ни другие поставщики, ни заказчики, ни даже администраторы портала. На портале в открытом доступе публикуются протоколы вскрытия и протоколы итогов. Вы увидите, кто победил в закупке и с какой ценой, но только после вскрытия. Любые коррупционные проявления на ЕЭП технически невозможны.

• Министерство финансов РК внесло поправки в ряд приказов, направленные на стимулирование отечественного производства. Такими привилегиями теперь пользуются отечественные товаропроизводители:
• Заказчик выплачивает обязательный аванс в размере 30% после заключения договора.
• ОТП освобождаются от следующих видов обеспечения: исполнения договора, аванса, а также суммы в случае принятия антидемпинговых мер.
• Снижаются неустойки за ненадлежащее исполнение договорных обязательств с 10 до 3% от суммы договора.
• Приоритет в закупе товаров, работ, услуг отдается отечественным производителям.

Для заказчика не важно, крупная у вас компания или нет. Главное, чтобы поставщик соответствовал требованиям и выполнил условия договора качественно и в срок. Участвуйте в закупках. Удачи!