Какие информационные базы 1С лучше держать отдельно
Мы уже привыкли к универсальным решениям, в духе смартфона. Чтоб и камера, и телефон, и в чатик заглянуть. Но иногда, даже похожие инструменты, могут мешать друг другу. Речь о базах данных 1С. При помощи технического директора ITsheff Дмитрия Яковлева разберемся, почему комплексные решения не всегда хороший выход, а некоторые базы лучше не смешивать.
Какие базы ведут отдельно
Проблема разделения баз встает перед компаниями, которые в 1С ведут управленческий и бухгалтерский учет. Кажется, что тут сложного, приобретаем универсальную конфигурацию (такие есть на рынке) и ведем весь учет в ней. Но при всей очевидности решения, у него есть свои подводные камни.
Причина лежит на поверхности — бухгалтерские конфигурации гораздо чаще обновляются. Выходят новые регламенты отчетов, меняется налоговое законодательство, изменяются и добавляются формы документов. Все это должно оперативно внедряться и использоваться при бухучете. Поэтому бухгалтерские конфигурации очень динамичные. А в управлении годами ничего не меняется, поэтому и обновления происходят редко.
Дмитрий Яковлев: «Обновление баз — это всегда неудобство для бизнеса. Надо 1С отключить, что-то выгрузить, проверить целостность и так далее. То есть это время. Плюс всегда есть вероятность сбоев после обновления. Мы что-то обновили, через несколько дней заметили ошибки. Надо их найти и как-то исправить. И у «продажников» часто возникает вопрос: «Зачем это обновление им, ведь в системе продаж ничего не меняется». Когда базы разделяют, то ведение одного учета не сильно влияет на другой».
Кроме того, универсальные конфигурации сложнее и дороже, как на этапе внедрения, так и дальнейшего поддержания их работы.
В чем сложность ведения учета в одной конфигурации
Универсальные конфигурации, конечно, существуют. Чтобы не перечислять все, остановимся на наиболее всеобъемлющей «1С: Комплексная автоматизация». Продукт действительно универсальный, в нем можно вести и оперативный, и управленческий, и бухгалтерские учеты. Но сама конфигурация очень сложная, с ней надо уметь работать и правильно интегрировать.
В «Комплексной автоматизации» фирма «1С» постаралась достичь универсальности. Есть возможности для маркетинга, CRM-настройки, и это рабочие инструменты, но урезанные. Им трудно составить конкуренцию полновесным продуктам в нишах CRM и учетные системы.
Тем не менее все эти инструменты в конфигурации есть и они ее значительно утяжеляют. Удачные истории использования «Комплексной автоматизации» есть, но все они говорят о том, что это сложный путь, который надо проходить за ручку с разработчиком. Другими словами, надо быть готовым к тому, что для внедрения потребуются время и дорогостоящие специалисты.
Для международных компаний есть еще одно препятствие для использования универсальных конфигураций — местное законодательство.
Допустим, есть фирма, которая продает кафель в разных странах. Она использует управленческую базу, через которую фирма торгует и работает с партнерами по всему миру. Но локальный партнер сети должен вести учет по местному законодательству, ему нужно вести бухгалтерию здесь, на месте. В общей базе он не сможет вести бухгалтерию. У него будет анализ продаж, заказы на завод, отгрузки, контроль взаиморасчетов, конвертации и так далее, но бухучета не будет. Для него лучше отдельно создать бухгалтерскую базу и настроить обмен данными. Из управленческой базы выгружаем реализацию и загружаем в бухгалтерию, а в обратную сторону передаем информацию о поступлении средств.
Если смотреть в масштабе нескольких стран, то бухгалтерский учет — это локальная база, она является чем-то вроде посредника между управленческой деятельностью и местной системой. Она умеет синхронизироваться с банками, работать с фискальными системами: с веб-кассами, электронными счетами-фактурами, документооборотом и прочее. Все это потом уходит в управленческую базу.
Как на практике будет выглядеть контроль оплаты счетов. Из управленческой базы в бухгалтерскую приходят счета, информация от банков о поступлении денежных средств — бухгалтер их сводит. Обратно из бухгалтерской конфигурации приходит информация об оплаченных и неоплаченных счетах.
Дмитрий Яковлев: «Для управленческой базы важно отслеживать, как движется товар и формировать цену. А для бухгалтерии это не важно, там важно зафиксировать количество проданного и выручку. Исходя из этого определиться, сколько налогов надо платить».
Как наладить обмен данными
Если бизнес развивается постепенно, то обычно он начинает работать с базами 1С для ведения бухучета. То есть первой конфигурацией у большинства будет «1С: Бухгалтерия». Позже, когда возникает потребность в управленческом учете и аналитике начинают использовать дополнительно конфигурации вроде «1С: Управление нашей фирмой», «1С: Розница» и подобные. Чтобы все это работало в комплексе, и при этом не переходить к универсальной конфигурации, надо наладить обмен между базами.
Обмен должен быть нативным, то есть лучше использовать штатные инструменты. В управленческой базе надо прописать модули для обмена. По сути, все сводится к выбору баз для обмена данными и параметров. Это штатный инструмент для обмена документами и другой информацией.
Общий тренд такой: из управленческой базы в бухгалтерию передаются счета на оплату и продажи, обратно приходит информация о поступлении денежных средств. Бухгалтерам нужны только реализации и выписанные электронные счета-фактуры (ЭСФ), чтобы по ним делать отчеты.
Делить или не делить
Дмитрий Яковлев: «С позиции клиента вроде как проще вести одну базу для всего. Но с другой стороны, все, кто у нас работает с обменами баз, сложностей с ведением двух баз не испытывают. Так что решение остается на стороне самого бизнеса и зависит от большого количества нюансов».