Кейс Docrobot и «АНВАР»: как упростить жизнь складам и бухгалтерии

У каждого логиста и бухгалтера крупной торговой сети есть сложности в работе: горы накладных, вечная сверка «на карандаш», поиски бумажек, которые могли просто потеряться в дороге среди кипы других. А если товар пришел неполный? Это не просто «зачеркнуть», это целая одиссея с возвратами, переделками, бесконечной потерей времени и денег. Именно так выглядели будни одной из крупнейших оптово-розничных сетей Казахстана, «АНВАР», до знакомства с решениями Docrobot Центральная Азия.

Наша миссия была ясна: переписать этот сценарий хаоса на язык цифр, скорости и абсолютной прозрачности. Так мы внедрили проект «Цифровых накладных». 

До внедрения 

Внутренний контур (Склад – Магазин). Каждый раз, когда товар перемещался между собственными складами или из РЦ в магазин, сеть сама печатала бумажную накладную. Если заказ полный, ее подписывали. Если что-то не так, начинались лишние хлопоты. Это тысячи бумаг, ручной контроль, риск ошибок, задержки. Время на одну операцию могло растягиваться до нескольких часов, а то и дней.

Внешний контур (Поставщик – Торговая сеть). Поставщик привозил товар и кипу бумаг. Если возникали расхождения (а это обычное дело в логистике), позиции вычеркивались прямо на накладной. Поставщик уезжал, переделывал документы, возвращался. Каждая такая «нестыковка» стоила дни задержек и нервов.

Решение Docrobot «Цифровые накладные»: как это работает сейчас 

«Мы в Docrobot знаем, что каждый бизнес уникален. Поэтому не предлагаем шаблонных решений. Наша философия – это глубокое погружение в процессы партнера, чтобы буквально «подогнать» систему под его уникальные особенности. В случае с «АНВАР» мы учли их внутреннюю ИТ-архитектуру, специфику процессов и реализовали «Цифровые накладные», где каждая деталь работает на результат. Мы даже внедрили систему разграничения прав, где строго регулируется, кто и на каком этапе может подписывать документы. Это минимизирует риски и защищает бизнес от внутренних нарушений. Юридическая чистота обеспечена. А особое внимание мы уделили быстрому внутреннему обмену между складами и магазинами – даже в рамках одного юрлица, но между разными структурными единицами. Скорость и точность критичны. Нам важно, чтобы все процессы шли гладко и без задержек», – поделился результатами Тимур Марусяк, исполнительный директор Docrobot Центральная Азия.

Как изменились процессы

Внутренний контур (РЦ – Магазин) 

Было: ручная печать, подписи, физическая передача документов.

Стало: 

·      Оператор на РЦ создает документ «Перемещение» в учетной системе (например, 1С).

·      Далее – работа Docrobot: на основании созданного перемещения формируется документ «Накладная на отпуск груза».

·      Ответственный за отгрузку подписывает накладную с помощью ЭЦП и отправляет ее.

·      Приемщик в магазине получает документ в своей учетной системе.

·      Проводится сверка:

o    Если товар совпадает – приемщик подписывает документ ЭЦП. Готово!

o    Если есть расхождения – приемщик может добавить комментарий, зафиксировать расхождения и подписать документ ЭЦП с учетом этих расхождений.

Итог: никаких повторных поездок и потери времени. В системах обеих сторон юридически значимый документ появляется за секунды. 

Внешний контур (Поставщик* – Торговая сеть)

*Поставщик – лицо, которое на основании полученного от сети заказа создает накладную на отпуск груза.

Было: поставщик возит бумагу. Расхождения – возврат накладной, переделка, новая поездка.

Стало: 

·      Поставщик формирует накладную и подписывает ее с помощью ЭЦП: или на веб-платформе Docrobot, или в своей учетной системе.

·      Документ отправляется в торговую сеть «АНВАР».

Далее:

o    Если товар полностью совпадает – представитель «АНВАР» подписывает документ своей ЭЦП.

o    Если есть расхождения – представитель «АНВАР» указывает количество принятого товара по каждой позиции с расхождениями, добавляет комментарии с указанием причины и подписывает документ с расхождениями.

·      После подписания документа на стороне «АНВАР» его статус обновляется – поставщик видит это изменение и на основании указанных расхождений может сформировать корректировочную накладную.

Итог: больше никаких поездок за переделкой! Все спорные моменты решаются в цифровом поле, сокращая время на обработку расхождений с дней до часов (а иногда и минут).

Результаты

«Цифровизация – это не просто модное слово, это реальный инструмент снижения затрат на операционную деятельность. Мы в «АНВАР» пришли к пониманию, что можем отказаться от значительной части бумажных документов, и законодательство Казахстана позволяет нам это сделать с помощью ЭЦП. Проект с Docrobot буквально «ожил». Сотрудники Docrobot подготовили интеграцию невероятно быстро, а обучение заняло всего 2 часа. Сейчас они обеспечивают точечную поддержку. Мы получили стабильную связь и безопасное хранение документов. Изменения в нашей конфигурации были минимальными», – комментирует работу Docrobot Юрий Матвиенко, CIO «АНВАР».

За время внедрения решения от Docrobot уже успешно обработано около 15 000 документов! Это 15 000 освобожденных часов логистов и бухгалтеров, которые раньше тратились на рутину. 

Что «АНВАР» получил от «Цифровых накладных» Docrobot:

·      «Бумажный ноль»: только порядок и экономия места, денег на печать и хранение.

·      Скорость мысли – скорость подписи: документ подписан за секунды, а не часы или дни.

·      Поиск за мгновение: поиск нужного документа теперь занимает секунды (без бардака в горах макулатуры).

·      Юридическая броня: электронная подпись (ЭЦП) – это гарантия полной юридической силы, как надежная печать.

·      Прозрачность как стекло: каждый шаг документа виден, отслеживается и контролируется. 

·      Сотрудники довольны: меньше стресса – больше времени на стратегические и интересные задачи, что напрямую влияет на их лояльность и продуктивность. 

Главный бухгалтер «АНВАР» Гульзира Оразова делится своими впечатлениями о внедрении «Цифровых накладных» от Docrobot: 

«В работе бухгалтера каждая цифра и каждая подпись – это большая ответственность. Раньше мы постоянно переживали за сохранность накладных, за риск ошибок при ручной обработке и, конечно, вероятность пропустить корректировки, которые делаются вручную. С «Цифровыми накладными» все стало намного проще. Теперь мы четко видим весь путь накладной – от склада до поставщика, и плюс – каждый шаг подтвержден электронной подписью. Это не только облегчает работу бухгалтерии, но и делает весь процесс максимально прозрачным для всех участников – логистов, приемщиков, наших партнеров.

Когда идет отгрузка товара в другой регион, всегда была проблема получить подпись принимающей стороны, так как товар уходил вагонами или наемным транспортом, который не всегда возвращался в город отправления – этот вопрос теперь закрыт. «Цифровые накладные» – это оптимизация рабочего времени. Раньше материально-ответственный ежедневно собирал бумажные варианты накладных и ежедневно сверял их наличие с Товарным отчетом, подшивал и передавал в головной офис. Теперь в этом отпала необходимость.

Так как мы крупные налогоплательщики, мы обязаны в течение 5 лет хранить первичную документацию, а это все расходы, такие как аренда архива или помещения под архив, подшивка и сбор первичных документов: сначала со всех магазинов и филиалов собираем первичные документы в головном офисе, там перепроверяем наличие всех документов и правильность оформления во избежание исключения из вычетов, затем нанимаем людей для подшивки документов, потом привлекаем с магазинов грузчиков или нанимаем их для погрузки подшитых документов и отправки в архив, в архиве надо выгрузить и отсортировать по подразделениям и т. д., постоянный контроль сроков хранения, по истечении исковой давности: уничтожение документов, составление описей, постоянный наем грузчиков на любые передвижения документов».

Мировая практика и цифры

По данным различных мировых исследований, переход на электронный документооборот позволяет сократить расходы на печать, хранение и пересылку документов примерно на 70%. Время на обработку одного документа может уменьшиться с нескольких дней до нескольких часов или даже минут. А какой это плюс для экологии! (Примечание: Статья на тему сохранения экологии с цифровыми решениями Docrobot). 

«Мы рассматриваем проект «Цифровых накладных» не как разовую меру, а как стратегическую инвестицию в будущее бизнеса. Наше сотрудничество с «АНВАР» – это пример создания долгосрочной ценности, которая будет приносить плоды на протяжении многих лет», – добавляет Тимур Марусяк. 

Будущее и перспективы

«АНВАР» уже готов к следующему этапу – масштабированию системы на всех своих поставщиков. Это значит, что вся цепочка поставок станет такой же быстрой, прозрачной и интеллектуальной, как их внутренний документооборот.

Docrobot Центральная Азия: мы переписываем правила игры, помогая бизнесу выходить на новый уровень эффективности и предвосхищать будущее. Присоединяйтесь!