KPI деген не және оны қалай дұрыс құруға болады
Қазіргі бизнесте бәсекелестік күшейіп, тиімділікке қойылатын талаптар артып келеді. Осындай жағдайда компанияның да, жеке қызметкерлердің де жұмыс нәтижесін нақты өлшеу маңызды. Бұл жерде негізгі құралдардың бірі – KPI (Key Performance Indicators), яғни негізгі тиімділік көрсеткіштері.
Бұл мақалада KPI деген не, оны не үшін қолданады, әр салада қандай көрсеткіштер маңызды және KPI жүйесін қалай дұрыс енгізуге болатынын кәсіби әрі түсінікті тілде қарастырамыз.
KPI дегеніміз не?
KPI (Key Performance Indicators) – компанияның, бөлімнің немесе жеке қызметкердің жұмыс тиімділігін бағалауға мүмкіндік беретін негізгі көрсеткіштер жиынтығы.
KPI көмегімен сіз:
• бизнес нәтижелерін терең талдай аласыз;• әлсіз тұстарды анықтайсыз;• нақты мақсаттар мен жоспарлар қоясыз;• қызметкерлерді нәтижеге ынталандырасыз.
KPI қандай мақсатта қолданылады?
Компаниялар KPI жүйесін мына мақсаттарда пайдаланады:
• жұмыс нәтижелерін талдау және проблемалық аймақтарды анықтау;• сату көлемін жоспарлау және нақты бизнес-міндеттерді орындау;• қызметкерлерді мотивациялау және әділ бағалау.
KPI арқылы белгілі бір уақыт ішінде компания қандай нәтижеге жеткенін және мақсатқа қаншалықты жақындағанын көруге болады.
KPI көрсеткіштерінің негізгі түрлері
KPI индикаторлары бірнеше түрге бөлінеді:
1. Шығын индексі – қойылған мақсаттарға жету үшін қанша ресурс жұмсалғанын көрсетеді (ақша, уақыт, күш).
2. Өнімділік индексі – еңбек ресурстарының жүктемесін бағалайды: қызметкерлер, уақыт, бюджет.
3. Тиімділік индексі – нәтижелерді өзара салыстырады. Мысалы, онлайн-бизнесте – жарнама шығыны мен тартылған клиенттер арақатынасы.
4. Қорытынды нәтиже индексі – компания, бөлім немесе жеке менеджер деңгейіндегі жалпы нәтижені көрсетеді.
Сонымен қатар KPI екі маңызды категорияға бөлінеді:
• кешіктірілген көрсеткіштер – белгілі бір уақыт өткеннен кейін нәтиже береді;• алдын ала көрсеткіштер – есептік кезең ішінде басқаруға мүмкіндік береді.
KPI салалар бойынша қолдану
Сату саласында
Әр компания үшін KPI әртүрлі болады. Стартаптар үшін – сату көлемі мен жаңа клиенттер саны маңызды. Ал нарықта орныққан компаниялар үшін – жаңа өнімдерді ілгерілету және тұрақты клиенттерді сақтау.
Жеке сату менеджеріне арналған KPI мысалдары:
• орташа чек;• өңделген өтінімдер саны;• клиентпен жұмыс сапасы;• өтінімнен мәмілеге дейінгі орташа уақыт.
E-commerce саласында басты көрсеткіштердің бірі – конверсия. Егер сайтқа кіргендер көп, бірақ сатып алушылар аз болса, сату процесін қайта қарау қажет.
Интернет-маркетингте
Digital және онлайн-маркетингте KPI-дың өзіндік көрсеткіштері бар:
• іздеу жүйелеріндегі көрінімділік;• трафик пен сұраныс бойынша өтулер;• бір лидтің құны;• ROMI;• CTR;• тасталған себеттер пайызы;• сайтқа келушілер динамикасы.
Бөлшек саудада
Retail саласында KPI ретінде:
• тауар ассортименті;• сату көлемі;• шығындарды азайту мүмкіндіктері;• клиентпен өзара әрекет деңгейі қолданылады.
HR және персоналды басқаруда
HR бөлімінде KPI рекрутингтің тиімділігін, кадрлардың тұрақтылығын және қызметкерлердің компанияға қосқан үлесін өлшейді.
KPI жүйесінің артықшылықтары мен кемшіліктері
Артықшылықтары:
• компания жұмысын объективті бағалау;• қызметкерлердің нәтижесін нақты көру;• мотивация жүйесін құру;• бөлімдер мен аймақтар бойынша тиімділікті бақылау;• даму жоспарына дер кезінде түзету енгізу.
Кемшіліктері:
• енгізуге уақыт пен ресурс қажет;• қызметкерлерді оқыту керек;• қате көрсеткіштер қою қаупі бар.
KPI-ды қалай дұрыс әзірлеуге болады?
1. Мақсат пен метрикаларды анықтау – компания табысына тікелей әсер ететін көрсеткіштерді таңдаңыз. Артық метрикадан аулақ болыңыз.
2. KPI-ды қызметкерлер жұмысына байланыстыру – мысалы, сату менеджері үшін — айына 200 қоңырау шалу. KPI әдетте ай немесе тоқсан бойынша есептеледі.
3. Мотивация жүйесін қалыптастыру – жалақы + KPI бойынша бонус.
4. KPI-ды ашық көрсету – қызметкерлер KPI-ды жаза емес, даму құралы ретінде қабылдауы тиіс.
5. KPI-ды тұрақты түрде қайта қарау – көрсеткіштерді тестілеу және нәтижеге қарай өзгерту маңызды.
KPI енгізудің негізгі қағидалары
• командалық жұмысты нығайту;
• негізгі бизнес бағыттарға назар аудару;
• деректерді талдау мәдениетін қалыптастыру;
• KPI-ды компанияның даму стратегиясымен сәйкестендіру.
Бұл процесті жеңілдету үшін CRM жүйелері қолданылады. Мысалы, Битрикс24 барлық клиенттік деректерді сақтап, әр менеджердің тиімділігін нақты есептеуге мүмкіндік береді.
KPI енгізудегі жиі қателіктер
• жалақыны қысқарту;• шынайы емес жоспар қою;• салаға қатысы жоқ көрсеткіштерді енгізу;• есептеуді біліксіз мамандарға тапсыру.
KPI өлшенетін әрі қолжетімді болуы тиіс.
KPI қашан тиімсіз?
• компания енді ғана құрылып жатса;
• команда шағын болса;
• жұмыс шығармашылық сипатта болса (дизайнер, программист, креатив мамандар).