Системы электронного документооборота (СЭД) сегодня — это больше необходимость, чем новшество, ведь классический документооборот в компаниях среднего и крупного звена все же отнимает львиную долю времени при отсутствии должной автоматизации. Неэффективная автоматизированная система ломает внутренние процессы и существенно замедляет продуктивность сотрудников при согласовании и подписании важных и стандартных документов.
При вопросах выбора и внедрения информационных решений любая компания ориентируется на свои предпочтения и ключевые задачи, которые нужно закрыть с применением той или иной системы. В данной статье эксперт "Softline Казахстан", Дамир Сутюшев, расскажет о выгодах внедрения электронного документооборота и спектре задач, решаемых с помощью современных СЭД.
Как было бы здорово, если бы сотрудник отправлял документ на согласование, а его начальник тут же за компьютером утверждал его, даже будучи на совещании, а генеральный директор ставил подпись с мобильного устройства, находясь в командировке.
Уже сегодня такая картина — далеко не мечты и фантазии, а обычный ежедневный рабочий процесс, который значительно ускорил деятельность многих компаний.
По данным сообщества IT-специалистов Хабр, СЭД в Казахстане представлен следующими решениями:
- DIRECTUM (Россия);
- Система электронного документооборота "Documentolog" (Казахстан);
- Система Электронного Документооборота "InDocs" (Казахстан);
- Единая система электронного документооборота государственных органов Республики Казахстан (ЕСЭДО) (Казахстан);
- Портальная система электронного документооборота "ТЕНГРИДОК" (Казахстан);
- Система электронного документооборота ARTA SYNERGY (Казахстан);
- Система электронного документооборота Эвридок (Казахстан);
- CЭД Docsvision (Россия);
- 1С: Документооборот (Россия);
- Е1 Евфрат (Россия).
Конечно, каждая СЭД имеет свой функционал и пользовательский интерфейс, и компании выбирают определенное решение, исходя из перечня задач, стоящих перед IT-отделом, который отвечает за инновации.
Отмечу, что если говорить об основных преимуществах поставщика (интегратора), отдавайте предпочтение тому, который предлагает широкий спектр решений на основе лидирующих ECM-платформ, готовых к быстрому внедрению. СЭД идеальна для ритейла, банков, страховых организаций, промышленных и строительных предприятий, нефтегазового сектора, государственных структур.
СЭД обеспечивают движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления, а также подготовку, оформление, согласование, контроль исполнения и статуса, прозрачное ведение отчетности документов структурными подразделениями. Управление внутренней информацией и документами осуществляется с помощью порталов, электронного документооборота и архивов.
Выгоды от внедрения СЭД:
- Автоматизация бизнес-процессов;
- Создание единого информационного пространства в организации;
- Повышение скорости движения документов в организации;
- Повышение эффективности работы и взаимодействия сотрудников и подразделений;
- Ускорение процесса принятия управленческих решений;
- Повышение трудовой дисциплины;
- Мобильный доступ к корпоративной информации 24/7;
- Обеспечение безопасного доступа к информации;
- Анализ работы с документами, выполнения поручений, KPI;
- Сокращение времени на выполнение рутинных операций;
- Сокращение бюджетов на хранение документов и расходных материалов;
- Интеграция с учетными информационными системами.
Спектр задач, решаемых с помощью современных СЭД, существенно шире, чем автоматизация документооборота. На технологии СЭД опирается множество прикладных решений:
- Классическое делопроизводство;
- Управление договорами;
- Работа с обращениями и заявками;
- Управление совещаниями и заседаниями;
- Управление закупками;
- Кадровые процессы;
- Государственные (муниципальные) услуги и межведомственное взаимодействие;
- Межкорпоративный документооборот;
- Согласование счетов на оплату;
- Проектный документооборот;
- Управление показателями эффективности.
В следующей статье мы расскажем об электронных архивах — централизованном надежном хранении и обработке документов на всех стадиях жизненного цикла.
