Как автоматизировать бизнес-процессы с помощью СЭД

Системы электронного документооборота (СЭД) сегодня — это больше необходимость, чем новшество, ведь классический документооборот в компаниях среднего и крупного звена все же отнимает львиную долю времени при отсутствии должной автоматизации. Неэффективная автоматизированная система ломает внутренние процессы и существенно замедляет продуктивность сотрудников при согласовании и подписании важных и стандартных документов.

При вопросах выбора и внедрения информационных решений любая компания ориентируется на свои предпочтения и ключевые задачи, которые нужно закрыть с применением той или иной системы. В данной статье эксперт "Softline Казахстан", Дамир Сутюшев, расскажет о выгодах внедрения электронного документооборота и спектре задач, решаемых с помощью современных СЭД.

Дамир Сутюшев, менеджер по продажам инфраструктурных решенийДамир Сутюшев, менеджер по продажам инфраструктурных решений
Дамир Сутюшев, менеджер по продажам инфраструктурных решений

Как было бы здорово, если бы сотрудник отправлял документ на согласование, а его начальник тут же за компьютером утверждал его, даже будучи на совещании, а генеральный директор ставил подпись с мобильного устройства, находясь в командировке.

Уже сегодня такая картина — далеко не мечты и фантазии, а обычный ежедневный рабочий процесс, который значительно ускорил деятельность многих компаний.

По данным сообщества IT-специалистов Хабр, СЭД в Казахстане представлен следующими решениями:

  • DIRECTUM (Россия);
  • Система электронного документооборота "Documentolog" (Казахстан);
  • Система Электронного Документооборота "InDocs" (Казахстан);
  • Единая система электронного документооборота государственных органов Республики Казахстан (ЕСЭДО) (Казахстан);
  • Портальная система электронного документооборота "ТЕНГРИДОК" (Казахстан);
  • Система электронного документооборота ARTA SYNERGY (Казахстан);
  • Система электронного документооборота Эвридок (Казахстан);
  • CЭД Docsvision (Россия);
  • 1С: Документооборот (Россия);
  • Е1 Евфрат (Россия).

Конечно, каждая СЭД имеет свой функционал и пользовательский интерфейс, и компании выбирают определенное решение, исходя из перечня задач, стоящих перед IT-отделом, который отвечает за инновации.

Отмечу, что если говорить об основных преимуществах поставщика (интегратора), отдавайте предпочтение тому, который предлагает широкий спектр решений на основе лидирующих ECM-платформ, готовых к быстрому внедрению. СЭД идеальна для ритейла, банков, страховых организаций, промышленных и строительных предприятий, нефтегазового сектора, государственных структур.

СЭД обеспечивают движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления, а также подготовку, оформление, согласование, контроль исполнения и статуса, прозрачное ведение отчетности документов структурными подразделениями. Управление внутренней информацией и документами осуществляется с помощью порталов, электронного документооборота и архивов.

Выгоды от внедрения СЭД:

  • Автоматизация бизнес-процессов;
  • Создание единого информационного пространства в организации;
  • Повышение скорости движения документов в организации;
  • Повышение эффективности работы и взаимодействия сотрудников и подразделений;
  • Ускорение процесса принятия управленческих решений;
  • Повышение трудовой дисциплины;
  • Мобильный доступ к корпоративной информации 24/7;
  • Обеспечение безопасного доступа к информации;
  • Анализ работы с документами, выполнения поручений, KPI;
  • Сокращение времени на выполнение рутинных операций;
  • Сокращение бюджетов на хранение документов и расходных материалов;
  • Интеграция с учетными информационными системами.

Спектр задач, решаемых с помощью современных СЭД, существенно шире, чем автоматизация документооборота. На технологии СЭД опирается множество прикладных решений:

  • Классическое делопроизводство;
  • Управление договорами;
  • Работа с обращениями и заявками;
  • Управление совещаниями и заседаниями;
  • Управление закупками;
  • Кадровые процессы;
  • Государственные (муниципальные) услуги и межведомственное взаимодействие;
  • Межкорпоративный документооборот;
  • Согласование счетов на оплату;
  • Проектный документооборот;
  • Управление показателями эффективности.

В следующей статье мы расскажем об электронных архивах — централизованном надежном хранении и обработке документов на всех стадиях жизненного цикла.

Популярное

Рекомендуем

Пиксель для количества просмотров