Электронные архивы. 5 типов хранилищ и их преимущества

Виды электронных хранилищ для компаний.

В продолжении материала о системах электронного документооборота, мы рассказываем об электронных архивах — централизованном надежном хранении и обработке документов. Если ваша компания уже решила организовать надежный электронный архив для хранения цифровых документов, однако, пока не разобралось, какие предпринять шаги для старта внедрения, эксперт Softline Казахстан, Дамир Сутюшев поможет выбрать тип хранилища и опишет, в чем различие между представленными на рынке похожими решениями.

Единое электронное хранилище

Создание такого типа архива предоставляет максимальную возможность организовать работу с цифровыми документами в электронном формате. Все документы переходят из разнообразных ИТ-систем компании в хранилище, что, безусловно, облегчает доступность к ним и стандартизирует рабочие сервисы с необходимым контентом.

Оперативная архивация обладает широким функционалом, включая классификацию, типизацию и каталогизацию электронных файлов, проверку входящей документации на корректность, обеспечение полноты и правильности электронных документов за весь период хранения, отчетность, расширенный поиск, экспертизу сохранности, делопроизводство и др.

Разумеется, уместно будет упомянуть, что просто отправить все документы в электронное хранилище невозможно, нужно грамотно выстроить все рабочие процессы с ними. Пользователям придется привыкать создавать и искать документы в системе, в том числе и по тем документам, которые образовались вне регламента.

Исключением в данном случае являются мигрированные, ранее созданные документы из прежней системы сканированием — их можно "просто перекинуть".

Долговременное электронное хранилище

Файлы, подлежащие более чем 10-летнему хранению, переносятся в долговременный архив. Таким образом обеспечивается целостность централизованного длительного хранения документов с юридической точки зрения, а также комплексность автоматизации процедур архивного делопроизводства.

С помощью таких решений доступна возможность управления хранением бумажных носителей. Оригиналы в таком случае находятся в архивных хранилищах. Если потребуется, можно оцифровать их и хранить скан-копии.

Из-за того, что файлы находятся в долговременном хранилище не один десяток лет, их правомочность надлежит регулярно подтверждать с помощью "штампов времени". "Штамп времени" — своеобразный документ, на котором присутствует электронная подпись. Она же подтверждает факт существования носителя, его законности в момент нанесения штампа.

Актуализация данных происходит при помощи новой "штамповки". Если компании необходима ссылка на определенный документ, то усомниться в его подлинности и информативности никак нельзя, несмотря хоть на более чем 75-летний срок хранения.

Финансовое хранилище

При ежедневном потоке различных финансовых и договорных документов увеличивается их количество, в связи с чем наступают некоторые сложности с сохранностью, да и поиск занимает очень много времени, а ведь проверка из налоговой инспекции требует незамедлительного предъявления документации, задержка же в этом вопросе может караться штрафом.

Интеграция финансового архива обеспечит надежное хранение с централизованным доступом к финансовым, договорным документам, быструю подготовку к проверкам из налоговой инспекции и аудитам, оперативный поиск документации по разным фильтрам и осуществит полноценный контроль целостности архива.

Данные решения дают возможность работать с документами всей организации, отдельно взятых департаментов и филиалов. Доступ может предоставляться топ-менеджерам компании, бухгалтерскому и юридическому отделам.

Комплексное решение

Указанные выше архивные решения могут вполне эффективно использоваться, как и по отдельности, так и в совокупности. Комплексный подход целиком покрывает потребности компании оперативного и архивного характера. Иными словами, информацию лучше хранить в комплексе.

К примеру, по завершению работы с документацией в источниках, она может выгружаться на хранение с оперативной функцией. И далее, в рамках инструментария "Долговременное электронное хранилище", формируются внутренние бизнес-процессы для передачи документов на хранение с архивной функцией.

Многие компании понимают важность создания общего цифрового пространства с хранением всей информации, и выбирают именно такой комплексный подход.

"Умное" хранилище

Эффективность системы архивов повышают дополнительные инструменты, работающие на алгоритмах машинного обучения и ИИ.

Функционал облегчает рутинные процессы в информационных системах организации (ECM, ERP, CRM и др.): обработка документации с целью классификации, извлечение данных, автоматическая маршрутизация и регистрация.

Сервисные составляющие перерабатывают, как текстовые файлы, так и объекты без текста (к примеру, сканы). Можно извлекать текстовые слои из документов разного формата или извлекать ключевые детали из текста (даты, номера и т.д.) Здесь доступна классификация документов, определение наличия подписей, печатей и др.

Использование "интеллектуальных" решений в СЭД и электронных архивах значительно упрощает документооборот в компании.