Просто про ЭДО: Объясняю почему цифровой документ и подпись имеют юридическую силу

По данным UN E-Government Survey 2024 наша страна поднялась на 4 позиции и заняла 24 место в сфере цифрового развития и управления. При этом, мы обошли Швейцарию (26 место), Турцию (27 место) и Китай (35 место). А из стран СНГ, Казахстан лидирует в этом списке, опережая Россию (43 место), Армению (48 место) и Узбекистан (63 место). Всего в рейтинге участвовало 193 страны.

Данный рейтинг ООН отражает достижения страны и бизнеса в цифровизации. Как заявил глава Минцифры Жаслан Мадиев: «Это является результатом совместной работы, и мы продолжаем работать над тем, чтобы сделать наши услуги доступными, безопасными и инновационными для каждого казахстанца».

В рамках развития цифровой грамотности, сегодня я решила рассказать читателям о юридической значимости электронных документов и ЭЦП. Ведь именно этот факт подтверждает, что ЭДО - безопасный и надежный инструмент для бизнеса и населения.

В Казахстане цифровые документы и подписи имеют юридическую силу. Это подтверждает Закон Республики Казахстан от 7 января 2003 года № 370 «Об электронном документе и электронной цифровой подписи», а также Гражданский Кодекс Республики Казахстан (п.2 ст.152). Данные нормы права определяют основы использования электронных документов и подписей.

Как и почему электронные документы и подписи имеют юридическую силу?

1. Электронная цифровая подпись (ЭЦП): В Казахстане электронная подпись признается юридически значимой и эквивалентной обычной письменной подписи. Закон о цифровой подписи и электронных документах предусматривает, что электронная подпись используется для удостоверения подлинности документа, его авторства и целостности. Это значит, что подписанный таким образом документ имеет ту же юридическую силу, что и аналогичный документ на бумаге.
2. Требования к безопасности и надежности: Для того чтобы электронная подпись имела юридическую силу, она должна соответствовать определенным требованиям безопасности. Например, ЭЦП должна быть выдана удостоверяющим центром, который обеспечивает высокий уровень защиты данных. При этом существуют правила проверки подлинности ЭЦП, утвержденные Приказом Министра по инвестициям и развитию Республики Казахстан от 9 декабря 2015 года № 1187.
3. Юридическое признание: Электронные документы с подписью могут использоваться в судебных разбирательствах и административных процессах. Важно отметить, что такие документы не требуют дополнительного заверения или подтверждения подлинности со стороны нотариуса.

Легитимность электронных документов

Как мы поняли - электронные документы в Казахстане имеют полную юридическую силу. В свое время Министерство финансов Республики Казахстан дало официальный ответ на вопрос касательно того, обязаны ли организации предоставлять при налоговой проверке проверяющим бумажные оригиналы документов, заверенные «живыми» печатями и подписями, в случае, если эти документы были сформированы ранее в электронном виде. Так, профильное министерство ответило, что при наличии электронных документов, заверенных электронной подписью, предоставление бумажных оригиналов проверяющим не требуется (ответ Министерства финансов РК за № ДЦГУ-2-ЮЛ-Б-369-3671 от 22.02.2019 г.). Таким образом, признается юридическая значимость электронных документов наравне с документами на бумажном носителе.

Особое внимание стоит уделить развитию электронного документооборота (ЭДО) в Казахстане, что обеспечивает улучшение их использования в бизнесе и государственном управлении. Важно также, что в последние годы система электронного документооборота активно развивается, и новые технологии упрощают процесс их применения.

idocs является первым сервисом в сфере ЭДО в Казахстане. За 8 лет существования на рынке, наша компания помогла оптимизировать бизнес-процессы - МСБ и крупным корпорациям. Мы сделали электронный документооборот легким и понятным. При этом, в idocs используются современные и безопасные технологии, которые обеспечивают полную юридическую значимость.

Напомню, главные преимущества idocs:

●      Скорость - подписание документов занимает всего несколько минут;

●      Безопасность - наличие сертификатов Госаудита РК и США;

●      Удобство - доступ к документам из любой точки мира через Личный кабинет на ПК/ноутбуке или мобильное приложение;

●      Экономия - незачем тратиться на бумагу и картриджи для МФУ;

Документы, подписанные с помощью QR-кодов и ЭЦП в системе электронного документооборота idocs, обладают такой же юридической силой, что и документы на бумажных носителях.