Без анализа данных бизнес-процессы в Казахстане продолжают «буксовать»

 Эксперты выделили «узкие места» бизнеса в Казахстане. Среди них оказались вечный ремонт, избыточные запасы на складах или, наоборот, отсутствие запчастей, простои производства, неэффективное использование оборудования и рабочего времени. «Прокачка» бизнес-процессов с помощью интеллектуальных ИТ-систем должна разрешить эти проблемы, однако многие компании в стране продолжают работать по-старинке: теряют миллионы долларов и проигрывают на международном рынке более технологичным бизнесам. Эксперты IBA Group рассказали, как казахстанские предприятия могут исправить ситуацию. 

Любое предприятие выстраивает целевые модели бизнес-процессов: финансы, закупки, логистика, планирование, технические обслуживание и ремонт. Эти модели описывают все шаги процесса и требования к их выполнению. В Казахстане, например, для этого используют ARIS-схемы. Но на практике процессы часто работают иначе. Одни и те же операции могут повторяться по несколько раз, а некоторые шаги, наоборот, пропускаться. Для бизнеса в Казахстане это стало большой головной болью.

Проблема часто заключается в том, что руководство не всегда видит эти отклонения и, как следствие, не может проанализировать их причины. Под причинами этих отклонений часто скрываются финансовые потери предприятия. Например, какое-то оборудование постоянно находится в ремонте. Причина может быть в некачественных запчастях или нарушении режима эксплуатации. Без анализа понять это сложно.

Руководитель видит аналитические отчеты, но не видит, что происходит на операционном уровне. Если у компании нет инструмента для системного анализа работы всех процессов, она теряет эффективность и прибыль. Проблема особенно актуальна для крупного бизнеса: промышленных предприятий, градообразующих и экспортно ориентированных компаний.

В поиске «узких мест» и умного управления

Когда руководитель начинает системно анализировать процессы в компании, первое, что он получает, — понимание «узких мест». Становится видно, где именно работа застревает: лишние согласования, задержки с закупками, документы на подписи. С этими данными можно устранить проблемы и ускорить работу.

Кроме этого, руководители увидят, где происходят финансовые потери. Анализ может показать избыточные запасы на складах, простои производства или неэффективное использование рабочего времени, отмечают специалисты из международной ИТ-компании IBA Group. На основе этих данных руководство может оптимизировать затраты и перераспределять ресурсы.

Главное преимущество — переход к управлению на основе данных. Решения принимаются на объективных показателях эффективности процессов, а не на субъективных оценках. Руководители видят проблемы в момент их возникновения и могут вовремя отреагировать на них. В результате компания получает предсказуемые, стабильные процессы с минимальным количеством отклонений.

Анализ отклонений и ускорение бизнес-процессов 

Чтобы выявить отклонения, предприятия по всему миру уже используют инструменты анализа бизнес-процессов, которые сравнивают целевую модель с тем, как процессы работают на практике. Такие инструменты собирают данные из всех источников и показывают, где именно происходят отклонения. В Казахстане к ним начинают присматриваться все больше предприятий, особенно крупные и те, кто работают на экспорт. 

Инструменты могут собирать информацию из ERP-систем (таких как SAP, 1C и других), специальных отраслевых решений, систем учета датчиков, транспортных и логистических платформ. Данные можно обновлять ежедневно для постоянного мониторинга процесса или загружать разово, чтобы проанализировать конкретный период.

После загрузки эти инструменты строят аналитические панели и графики, которые показывают статистику в разных разрезах. Менеджер видит схемы реальных процессов, количество объектов в них, время выполнения операций. 

«В нашей практике SAP Signavio, один из инструментов для моделирования и анализа бизнес-процессов, регулярно находит неочевидные на первый взгляд отклонения в бизнес-процессах. Например, на одном из казахстанских предприятий этот инструмент помог выявить дефект оборудования. Хотя дефект был критическим, устранили его только через полгода. Благодаря SAP Signavio в компании нашли этот временной разрыв и причину: заказ необходимых запчастей несколько месяцев находился в ожидании согласования из-за некорректного маршрута утверждений. После выявления проблемы предприятие оптимизировало процесс согласования», — делятся в IBA Group.

В работе с такими инструментами важно обращать внимание на количество случаев отклонений. Единичные отклонения можно проигнорировать, но если тысячи заказов идут по нестандартному сценарию, это требует анализа.

Анализ можно проводить через таблицы с детальными данными, графики или схемы процессов. Графики показывают статистику по разным параметрам, а схемы процессов помогают увидеть, где именно заказы застревают или возвращаются на предыдущие этапы. Такой график может показать, что, например, определенные материалы постоянно лежат на складе без движения. Причина может быть в избыточных закупках, отмене заказов или ошибках в прогнозировании спроса.

Внедряют быстрее, чтобы не проиграть конкурентам

Этапы и сроки внедрения зависят от того, какой инструмент моделирования бизнес-процессов рассматривает предприятие и какие ИТ-системы уже используются.

Типичный процесс внедрения включает несколько этапов. Сначала анализируют архитектуру данных компании и настраивают их загрузку в единую структуру. Затем проводят тестирование, сверяя результаты с исходной системой, и настраивают аналитические панели и отчеты.

Внедрение занимает несколько месяцев, как в случае с SAP Signavio. Если у компании уже есть SAP, то его внедрение проходит очень быстро — в течение месяца, так как можно использовать готовые акселераторы. Если же предприятие не использует SAP, то потребуется архитектор, который знает структуру баз данных компании и поможет определить связи между таблицами. В этом случае срок внедрения может увеличиться до трех месяцев.

Обучение персонала зависит от роли сотрудников. Например, для руководителей, которые анализируют готовые отчеты, система интуитивно понятна.  

Внедрение инструментов для анализа бизнес-процессов уже происходит. Крупные промышленные предприятия, экспортно-ориентированные компании и госструктуры сталкиваются с растущими требованиями к эффективности и скорости работы. Рынок становится более конкурентным, и способность быстро находить проблемы в процессах превращается из преимущества в базовую потребность для развития.

Компании, которые начнут работу с анализом процессов сегодня, смогут выстроить более управляемую операционную модель. Они будут видеть, где застревает работа, где теряются ресурсы и как это исправить. Те, кто отложит это на потом, столкнутся с необходимостью догонять конкурентов в более жестких условиях, последовательно менять то, что не работает, поясняют эксперты IBA Group. Но у каждого свой путь.