Міндеттерді дұрыс қалай бөлу қажет?
Әдетте басшылар барлық бизнес-процестерді өздері бақылап отырады: клиентпен байланыстан бастап, сатылым деңгейі, жаңа қызметкермен сұхбаттасу, оларды үйрету. Бір уақытта бірнеше қызмет атқарған адамның ерте ме, кеш пе бизнесті дамытуға күші мен уақыты қалмайды. Сондықтан міндеттердің бір бөлігін бағыныштыларға беруді үйрену керек. Бүгін біз міндеттерді дұрыс бөліп беру жөнінде сөйлесеміз.
Тапсырмаларды, міндеттерді басқа адамдарға табыстау (Delegation ағылш.), бұл – уақытты үнемдеудің, өнімділікті арттырудың және команда мүшелерінің жауапкершілігін көтерудің негізгі әдістерінің бірі. Алайда көп адам тапсырмаларды дұрыс тапсыруды білмегендіктен, өзін де, командасын да артық жүктемемен шаршатып жатады.
Міндеттерді бөлісу дегеніміз не?
Міндеттерді бөлісу – бұл міндеттер мен жауапкершілікті басқа адамға беру процесі. Бұл басқарушының немесе қызметкердің өзіне жүктелген тапсырмалардың бір бөлігін сенімді адамға тапсыруы арқылы жұмыс өнімділігін арттыруға мүмкіндік береді.
Міндетті бөлісудің түрлері
• Қызметкердің жауапкершілік дәрежесі бойыншабөлісу толық немесе ішінара болуы мүмкін. Бірінші жағдайда бағынышты адам тапсырманы толығымен орындайды, мысалы, маңызды клиентпен тілдеседі, мәселелерін шешеді, байланыс орнатады, презентация дайындайды, мәміле жасайды. Екіншісінде қызметкер ауқымды тапсырманың бір бөлігін орындайды. Мысалы, оған тек презентация немесе келісімшарт жасау тапсырылуы мүмкін.
• Бақылау дәрежесі бойынша. Басшы жұмыс барысында аралық немесе тек соңғы нәтижені тексереді. Бөлісудің басты ерекшелігі басшы бұрын өзі жасаған жұмысты қызметкеріне тапсырады. Мұның себептері әр түрлі болуы мүмкін: қызметкердің білімі арттыру немесе директор одан тәуелсіз маман жасағысы, өзін күнделікті шаруаларынан босатқысы келуі мүмкін.
Міндетті бөлісудің қажеттілігі
1. Уақытты үнемдеу – басқарушы маңызды стратегиялық мәселелерге көбірек уақыт бөле алады.
2. Қызметкерлердің дамуы – тапсырмалар арқылы команда мүшелері жаңа дағдыларды меңгереді.
3. Жұмыс тиімділігін арттыру – әрбір адам өз қабілетіне сай жұмыс атқарады.
4. Мотивацияны жоғарылату – жауапкершілік алған қызметкерлер өзін маңызды сезінеді.
5. Күйзелісті азайту – басқарушы мен қызметкерлер жүктемені бірдей бөліседі.
Қалай дұрыс жүзеге асырылады
1. Дұрыс тапсырмаларды анықтаңыз - өзіңіз орындауыңыз керек міндеттерді анықтаңыз, сосын қайсын басқа адамға беруге болатынын ойластырыңыз.
2. Тиісті адамды таңдаңыз - қызметкердің қабілеттерін және тәжірибесін ескеріңіз, қандай міндетті кім жақсы орындай алатынын анықтаңыз.
3. Нақты мақсат пен күтілетін нәтижені түсіндіріңіз – бөлінген тапсырма бойынша нақты нұсқаулық беріңіз, талаптар мен күтілетін нәтижелерді айқын жеткізіңіз.
4. Қажетті ресурстарды ұсыныңыз - қызметкерлердің қажетті құралдармен және ақпаратпен қамтамасыз етілуін қадағалаңыз.
5. Бақылауды қамтамасыз етіңіз, бірақ микроменеджменттен аулақ болыңыз – жұмыс барысын бақылаңыз, бірақ қызметкерге еркіндік беріңіз. Қателіктер болса олардан сабақ алуға мүмкіндік жасаңыз.
6. Кері байланыс – жұмысты орындау барысына баға беріп, алғыс айтыңыз. Қажет болса жұмысты жақсарту бойынша кеңес беріңіз.
Міндеттерді бөлісу – бұл тек жұмысты жеңілдету ғана емес, сонымен қатар команда мүшелерін дамытудың, олардың мотивациясын арттырудың және жұмыс тиімділігін өсірудің құралы. Міндеттерді, өкілеттерді дұрыс бөлісу арқылы сіз өз уақытыңызды тиімді пайдаланып, стратегиялық міндеттерге көбірек көңіл бөле аласыз. Сондықтан тапсырмаларды дұрыс бөліп, өзіңізге ғана емес, командаңызға да сенім арту маңызды!