Просто о сложном: Что такое автоматизация бизнес-процессов. Часть 1

1. Что это?

Автоматизация бизнес-процессов — это использование технологий и программных средств для оптимизации и улучшения эффективности работы компании. Она позволяет автоматизировать рутинные задачи, ускорить процессы, снизить вероятность ошибок и улучшить качество продукции или услуг.

Это может включать в себя:

• Управление документами:

Использование ПО для создания, обработки, хранения и передачи электронных документов вместо традиционной бумажной документации.

• Планирование и контроль производства:

Также использование программного обеспечения для оптимизации процессов производства и управления производственными операциями.

• Управление проектами:

Процесс использования специальных программных инструментов и технологий для управления проектами и оптимизации процессов работы команды проекта.

• Маркетинг и продажи:

Внедрение специальных программных инструментов и технологий для автоматизации рутинных задач и оптимизации процессов маркетинга и продаж.

5 столпов автоматизации бизнес-процессов

Существует множество подходов к автоматизации бизнес-процессов, но обычно выделяют пять основных столпов, которые являются ключевыми для оптимизации бизнес-процессов:

• Анализ процессов — это включает в себя сбор и обработку данных из различных источников, автоматическую классификацию материалов, анализ и подготовку информации для использования в бизнес-процессах.
• Интеграция систем — внедрение различных систем в единую инфраструктуру, что позволяет более эффективно управлять процессами и обеспечивать взаимодействие между различными системами.
• Обучение и поддержка сотрудников — автоматизирование коммуникаций между различными системами и сотрудниками, дает возможность улучшить совместную работу и ускорить принятие решений.
• Применение технологий — оптимизация процессов, которые раньше выполнялись вручную, позволяет значительно ускорить процессы и снизить риски ошибок.

К примеру, автоматизированные системы могут выполнять рутинные задачи, такие как: обработка заказов, управление инвентаризацией или обработка документов.

• Мониторинг и оптимизация — для обеспечения эффективной автоматизации бизнес-процессов необходимо вести мониторинг и контроль процессов. Это позволяет отслеживать производительность, устранять ошибки и быстро реагировать на возникающие проблемы.

2. Цели и уровни

Ключевые цели автоматизации бизнес-процессов:

• Улучшение эффективности:

Автоматизация бизнес-процессов позволяет ускорить выполнение задач, уменьшить количество ошибок и повысить производительность. Это позволяет компаниям сократить затраты на ресурсы и увеличить общую эффективность.

• Увеличение прибыли:

Оптимизация бизнес-процессов может сократить затраты на ресурсы, такие как: трудовые затраты, бумажные документы, почтовые расходы и другие затраты, что может привести к существенным экономическим выгодам.

• Оптимизация бизнес процессов:

Автоматизация задач может помочь оптимизировать бизнес-процессы, ускорить их выполнение, уменьшить затраты и увеличить производительность.

• Улучшение производительности:

Оцифровка бизнес-процессов может снизить затраты на труд, материалы, оборудование и другие ресурсы, что может значительно уменьшить затраты на производство и улучшить финансовую производительность бизнеса.

• Расширение сбыта:

Автоматизация бизнес-процессов помогает улучшить производительность, качество и операционную эффективность бизнеса, что может увеличить конкурентоспособность компании на рынке.

• Улучшение удовлетворенности клиентов:

Механизация процессов может помочь улучшить качество обслуживания клиентов, уменьшить время реакции на запросы и улучшить удовлетворенность клиентов.

• Увеличение качества продукции:

Оптимизирование процессов помогает уменьшить количество ошибок и повысить точность выполнения задач, что в свою очередь позволяет улучшить качество продукции или услуг.

Шесть уровней автоматизации бизнес-процессов:

1. Ручной уровень:

Бизнес-процессы выполняются полностью вручную, без использования автоматизированных систем.

2. Основная автоматизация:

Внедрение простых автоматизированных инструментов и систем, таких как электронные таблицы и базы данных, для упрощения учета и управления информацией.

Яркими примерами таких инструментов являются:

• Zapier: платформа для автоматизации задач между различными приложениями и сервисами.
• Kassa24: приложение для управления бизнесом, которое позволяет автоматизировать процессы продаж и учета товаров, а также осуществлять онлайн-оплату через мобильные устройства.
• Trello: платформа для управления проектами, которая также может использоваться для автоматизации задач, таких как напоминания и перевод карточек между списками.
• Slack: платформа для коммуникации, которая может использоваться для автоматизации задач, таких как уведомления о новых сообщениях или задачах.

3. Частичная автоматизация:

Внедрение специализированных систем для автоматизации определенных бизнес-процессов, таких как управление заказами, учетом и финансами.

Примерами инструментов для частичной автоматизации, можно подчеркнуть:

• Bitrix24: популярный инструмент для управления проектами и командной работы. Он позволяет создавать задачи, планировать проекты, управлять документами и общаться внутри команды. Поддерживает интеграцию с другими приложениями и сервисами.
• RetailCRM: программное обеспечение для управления продажами, которое позволяет автоматизировать процессы обработки заказов, управления складом и отслеживания поставок. А также обеспечивает возможность создания отчетов и анализа данных.
• 1С: Управление Торговлей — платформа для автоматизации бизнес-процессов торговли и управления складом. Она позволяет управлять заказами, контрагентами, ценами и остатками товаров, а также формировать отчетность и анализировать данные.

4. Интегрированная автоматизация:

Обеспечение интеграции различных автоматизированных систем, облегчая обмен данными между ними и упрощая рабочие процессы.

Также имеются 4 фаворита инструментов, которые обеспечивают интеграцию систем:

• SAP Business One: интегрированная платформа для оптимизации бизнес-процессов, которая включает в себя модули для управления финансами, продажами, закупками, складом и производством. Также поддерживает интеграцию с другими системами, такими как CRM, электронная почта и социальные сети.
• Microsoft Dynamics 365: облачная платформа для автоматизации, которая включает в себя модули для управления продажами, маркетингом, финансами, операциями и сервисным обслуживанием. Поддерживает интеграцию с другими системами, такими как SharePoint, Outlook и Power BI.
• Oracle E-Business Suite: платформа для бизнес-процессов, которая включает в себя модули для управления финансами, продажами, закупками, производством и логистикой. также поддерживает интеграцию с другими системами, такими как CRM, электронная почта и социальные сети.

5. Расширенная автоматизация:

Внедрение передовых технологий, таких как искусственный интеллект, машинное обучение и роботизированные системы, для автоматизации сложных и высокоуровневых бизнес-процессов.

Также можно привести в пример:

• UiPath: платформа для автоматизации процессов, которая позволяет автоматизировать повседневные задачи, такие как заполнение форм, извлечение данных и обработка документов. Данная платформа использует технологии машинного обучения и искусственного интеллекта для автоматизации бизнес-процессов и управления данными.
• Microsoft Power Automate: инструмент, который позволяет создавать потоки работ между различными приложениями и сервисами Microsoft, такими как Office 365, Dynamics 365 и другими.
• WorkFusion: платформа, которая использует искусственный интеллект и машинное обучение для автоматизации более сложных задач.

6. Полная автоматизация:

Бизнес-процессы полностью автоматизированы и оптимизированы, с минимальным или отсутствующим человеческим вмешательством.

Примеры инструментов для полной автоматизации:

• Salesforce: облачная CRM-система, которая помогает автоматизировать процессы управления продажами, маркетингом и обслуживанием клиентов. Он также предоставляет инструменты для анализа данных, отчетности и управления проектами.
• SAP Business One: это один из самых популярных инструментов для автоматизации бизнес-процессов в масштабах предприятия. Он позволяет автоматизировать все процессы, начиная от управления финансами и бухгалтерией до управления поставками и складом.
• Workfusion: платформа, которая использует искусственный интеллект и машинное обучение для оптимизации бизнес-процессов и улучшения эффективности работы.

3. Успех реализации

• Понимание и анализ бизнес-процессов

Тщательно проанализируйте свои существующие бизнес-процессы, выявите возможности для улучшений и определите приоритеты.

• Выбор подходящих технологий и инструментов

Выберите подходящие технологии, инструменты и платформы, которые соответствуют потребностям и целям организации.

• Интеграция систем

Бесшовная интеграция обеспечивает упрощение рабочих процессов, уменьшение ошибок и ускорение выполнения задач.

• Руководство и поддержка

Поддержка и приверженность руководства организации к автоматизации бизнес процессов имеют решающее значение для успешной реализации. Обязательно участвуйте в процессе принятия решений, определении стратегии и мониторинге результатов.

• Обучение и поддержка сотрудников

Может потребоваться изменения рабочих процессов и навыков сотрудников. Обучите и поддержите сотрудников в использовании новых систем и процедур.

• Постоянный мониторинг и оптимизация

Успех автоматизации зависит от способности организации к непрерывному улучшению и оптимизации своих процессов. Это включает мониторинг производительности, анализ данных и выявление возможностей для дальнейшего улучшения и оптимизации бизнес-процессов. Организации должны быть готовы к изменениям и адаптации своих автоматизированных систем.

• Контроль изменений

Внедрение автоматизации может вызвать сопротивление сотрудников и требовать изменения корпоративной культуры. Разработайте стратегии контроля изменений, включая коммуникацию, обучение и поддержку, чтобы сгладить переход и увеличить принятие автоматизации.

• Гибкость и масштабируемость

Учитывайте возможность будущего расширения и адаптации своих автоматизированных систем в соответствии с изменениями в бизнесе и технологическом окружении.

• Оценка рисков

Определите возможные риски, связанные с внедрением новых технологий, воздействием на сотрудников и проблемы с обеспечением безопасности. Разработайте стратегии для их управления и снижения.

• Качество данных

Разработайте процессы и организуйте контроль для обеспечения надежности, актуальности и целостности данных.

В итоге, мы разобрались в сложной теме автоматизации бизнеса и выяснили, что она далеко не такая страшная, как может показаться на первый взгляд. Многие инструменты автоматизации доступны и понятны даже для новичков в этой области. Они могут существенно упростить и ускорить множество повседневных задач и бизнес-процессов, что, в свою очередь, приведет к увеличению прибыли и удовлетворенности клиентов. Не бойтесь экспериментировать и пробовать новые инструменты, и вы непременно сможете достичь новых высот в своем бизнесе!