От хаоса к зрелости: почему ЭДО не решит ваши проблемы, если бизнес к нему не готов

За последние несколько лет я увидела десятки, если не сотни компаний, которые внедряли электронный документооборот (ЭДО) в надежде «наладить процессы». Однако чаще всего сталкивалась с одним и тем же сценарием: процессы не налаживаются, а хаос просто становится цифровым. Быстрее, дороже и с красивым интерфейсом.

На самом деле ЭДО не может решить проблем, которые бизнес до этого не осознал. И точно не способен организовать то, что изначально не было организовано.

ЭДО не «кнопка», а «зеркало»

Одна из самых вредных иллюзий – думать, что автоматизация сама по себе создает порядок. ЭДО – это не волшебная палочка. Это скорее зеркало, которое очень четко показывает уровень вашей операционной зрелости. Если маршруты согласования держатся в головах сотрудников, а договоры гуляют по мессенджерам, никакая система не спасет.

Поэтому в idocs мы всегда начинаем не с IT-решения, а с диагностики. С простых, но важных вопросов:

·       Кто инициирует документ?

·       Кто его согласовывает?

·       Где «зависают» ключевые процессы?

Без этого любой внедренный инструмент просто автоматизирует бардак.

С чего начинать: процессы, где больнее всего

Компании, как правило, интуитивно начинают цифровизацию с тех участков, где боль уже невыносима:

·       закупки, тонущие в бумажных договорах;

·       бухгалтерия, где ручной ввод стал нормой;

·       HR-отдел, которому нужно срочно перевести кадровый ДО в онлайн.

Наш опыт показывает: приоритетны те процессы, где есть высокая регулярность, высокая цена ошибки или слишком много ручной работы, зависящей от человеческого фактора. Именно здесь ЭДО дает максимальный эффект.

Как выглядит зрелый подход к ЭДО

Один из наших клиентов – крупный дистрибьютор – пришёл к нам из-за проблемы с большой текучкой кадров, долгого процесса согласования и подписания кадровых документов и большого количества ошибок. Документы создавались из разных источников, а оригиналы терялись в бумажных архивах.

После работы с нами у них появился единый маршрут согласования, электронная подпись, быстрый процесс создания и подписания документов, логирование действий и главное – уверенность, что процессы под контролем. Появился порядок, прозрачность и предсказуемость.

ЭДО – не только для «крупных» игроков

Один из ключевых вызовов для рынка ЭДО сегодня – это доступность предлагаемых решений. Многие предприниматели ошибочно считают, что электронный документооборот подходит только «для зрелых компаний»: с большими оборотами, отделами юристов и сложной оргструктурой. Но это уже не так.

Недавно мы провели масштабную работу по оцифровыванию клиентского пути для разных сегментов, изучению основных барьеров «входа» по использованию ЭДО, а также получению глубоких инсайтов по улучшению клиентского пути, основанных на многолетнем опыте работы с разными слоями бизнеса. Так, одной из инициатив, к которой мы пришли для ускоренного внедрения, стало обновление тарифной сетки idocs, сделав ЭДО доступным для бизнеса с любым уровнем зрелости и любой степенью сложности процессов.

У нас появился тариф Basic для тех, кто только начинает цифровизацию. Это простой, понятный и максимально доступный способ перевести работу с документами в онлайн без лишних затрат и входных барьеров. Для малого бизнеса, самозанятых, а также первых экспериментов с ЭДО – это возможность начать работать по-новому буквально за цену одного бизнес-ланча в ресторане. И не откладывать трансформацию «на потом».

Что получает бизнес?

Когда ЭДО внедряется правильно, выигрывает весь бизнес. Для собственников и топ-менеджеров это означает:

·       ускорение документооборота – а значит, и операций;

·       юридическую защищенность – документы, подписанные онлайн с помощью ЭЦП, имеют равнозначную юридическую силу с бумажными аналогами;

·       прозрачность – каждый шаг фиксируется и легко отслеживается;

·       масштабируемость – в том числе, выход на рынки ЕАЭС.

Главное: автоматизация – всегда следствие

ЭДО – это не про «цифру». Это про зрелость. Про способность бизнеса честно посмотреть на свои процессы, выстроить их, задать правила игры. И только после этого – подключать технологии.

В idocs мы не просто внедряем решения. Мы помогаем компаниям расти. И если вы чувствуете, что ваш бизнес перерос бумажный век и ненужную волокиту, мы всегда готовы помочь вам перейти на «цифровую» сторону.  И теперь – на любом этапе развития, от малого бизнеса до крупных международных корпораций.